Giới thiệu
Triển khai NetSuite không phải là một nhiệm vụ đơn giản và thực tế cho thấy hơn một nửa số dự án triển khai NetSuite thất bại. Con số này không phải là lỗi đánh máy; thực sự có rất nhiều doanh nghiệp đầu tư vào NetSuite nhưng không thể vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Vấn đề không nằm ở bản thân NetSuite, mà ở cách mà họ quản lý các dịch vụ quản trị liên quan.
Các dịch vụ quản trị NetSuite không chỉ là một tính năng bổ sung; chúng chính là yếu tố quyết định thành công của việc triển khai ERP trong các công ty đã trải qua quá trình chuyển đổi.
Các dịch vụ quản trị NetSuite là gì?
Hãy tưởng tượng dịch vụ quản trị NetSuite giống như một đầu bếp chính trong bếp của bạn, thay vì chỉ đơn giản là ném thực phẩm vào và hy vọng rằng món ăn sẽ thành công. Bạn có mọi thứ cần thiết: các tính năng mạnh mẽ của NetSuite, dữ liệu doanh nghiệp của bạn, nhưng thiếu một người có khả năng kết nối tất cả các mảnh ghép này thành một tác phẩm hoàn hảo.
Dịch vụ quản trị NetSuite bao gồm việc thiết lập hệ thống ban đầu, cấu hình, bảo trì, quản lý người dùng và tối ưu hóa hệ thống. Tuy nhiên, nó còn sâu sắc hơn thế. Một quản trị viên NetSuite không chỉ đơn thuần là nhấn nút mà còn phải hiểu quy trình kinh doanh của bạn, biết cách ngăn ngừa sự cố trước khi chúng xảy ra và cấu hình hệ thống để hoạt động theo cách mà các thành viên trong nhóm của bạn thực sự suy nghĩ và hành động.
Chi phí thực sự của việc làm sai
Thực tế là rất nhiều tổ chức doanh nghiệp đã lãng phí hàng tháng trời - thậm chí hơn một năm - để làm cho hệ thống của họ hoạt động đúng cách chỉ vì không tìm kiếm các dịch vụ quản trị phù hợp ngay từ đầu.
Một trong những khách hàng của chúng tôi đã liên hệ với chúng tôi sau tám tháng cố gắng trong nhóm nội bộ để thiết lập quy trình sản xuất. Họ đã rơi vào tình trạng khó khăn vì đơn hàng không chảy đúng cách và hàng tồn kho không được cập nhật. Chúng tôi đã đưa toàn bộ hệ thống của họ vào hoạt động chỉ trong ba tuần sau khi thuê dịch vụ quản trị NetSuite chuyên nghiệp.
Chi phí phát sinh nhanh chóng: thời gian triển khai kéo dài, sự thất vọng của nhân viên, và ROI chậm chạp. Có những trường hợp cần phải tái triển khai cấu hình từ đầu. Tôi đã chứng kiến các doanh nghiệp tốn nhiều hơn cho việc sửa chữa một triển khai thất bại so với việc họ sẽ phải chi cho các dịch vụ quản trị hợp lý ngay từ giai đoạn ban đầu.
Tại sao hiệu quả triển khai ERP lại quan trọng hơn bao giờ hết
Thế giới kinh doanh hiện nay cực kỳ bận rộn. Dự báo thị trường ERP toàn cầu sẽ đạt 123,42 tỷ USD và điều này khiến các hệ thống này trở nên quan trọng trong việc duy trì tính cạnh tranh. Tuy nhiên, bạn không thể đủ khả năng để có một hệ thống ERP mà không được triển khai một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Mỗi ngày mà hệ thống NetSuite của bạn không hoạt động tối ưu là một ngày mà bạn không nhận được ROI từ khoản đầu tư của mình. Hãy để dịch vụ quản trị NetSuite của bạn tăng tốc độ thời gian này mà không làm giảm chất lượng.
Những gì khiến dịch vụ quản trị NetSuite thực sự hiệu quả
Cấu hình hệ thống thông minh
Nhiều triển khai thất bại do thiếu cấu hình hợp lý. Có hàng trăm tùy chọn cấu hình trong NetSuite và dễ dàng nghĩ rằng càng nhiều tùy chỉnh thì càng có kết quả tốt. Tuy nhiên, các dịch vụ quản trị NetSuite tốt bắt đầu bằng cách hiểu rõ cách mà nhân viên của bạn thực sự làm việc, sau đó cấu hình hệ thống để hỗ trợ các quy trình làm việc đó.
Quản lý người dùng hợp lý
Quản lý người dùng không chỉ liên quan đến bảo mật; mà còn là việc làm cho người dùng chỉ nhìn thấy những gì họ cần và không bị làm phiền bởi những chức năng mà họ không sử dụng.
Các cấu hình dựa trên vai trò do các dịch vụ quản trị NetSuite hiệu quả phát triển là thân thiện với người dùng. Khi đội ngũ bán hàng đăng nhập, họ sẽ thấy các cơ hội và khách hàng tiềm năng. Nếu quản lý kho hàng đăng nhập, họ sẽ thấy thông tin hàng tồn kho và giao hàng. Dù có vẻ hiển nhiên, nhưng nhiều người quên điều này.
Tích hợp và lưu thông dữ liệu liền mạch
NetSuite không tồn tại trong cô lập - nó cần tích hợp với các hệ thống khác. Phép màu xảy ra khi tất cả các hệ thống này giao tiếp với nhau mà không gặp vấn đề gì và nhóm của bạn không phải nhập cùng một thông tin nhiều lần một cách thủ công.
Dịch vụ quản trị NetSuite tốt thiết kế các tích hợp theo một dòng chảy dữ liệu hợp lý phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn. Khi một đơn hàng xảy ra trên trang web của bạn, hàng tồn kho cần được cập nhật tự động, việc thực hiện cần được khởi động và hồ sơ khách hàng cần được cập nhật mà không cần nhập thông tin này một cách thủ công.
Những điều mà hầu hết các công ty không biết về quản trị NetSuite
Huyền thoại "Cài đặt và quên đi"
Nhiều công ty tin rằng quản trị NetSuite là một công việc một lần - bạn cấu hình nó một cách nào đó, đào tạo nhân viên và xong. Điều này hoàn toàn sai lầm. Doanh nghiệp của bạn thay đổi. NetSuite phát hành các tính năng mới hai lần mỗi năm. Nhân viên của bạn cần biết những gì họ cần biết. Tất cả những điều này có nghĩa là hệ thống NetSuite của bạn cần được chăm sóc liên tục để tối ưu hóa.
Độ phức tạp ẩn giấu của các thay đổi "đơn giản"
Điều này có thể xuất hiện như một điều chỉnh nhỏ trong NetSuite nhưng tác động của nó có thể rất lớn. Muốn thêm một trường mới? Bạn có thể tác động đến hiệu suất báo cáo, tích hợp hoặc giao diện người dùng, tùy thuộc vào vị trí thêm. Một quản trị viên cần xem xét tất cả các tác động này trước khi thực hiện các thay đổi.
Khoảng cách đào tạo mà không ai nói đến
Quản trị viên NetSuite cần được đào tạo khác với người dùng. Họ không chỉ cần biết cách sử dụng hệ thống mà còn biết cách cấu hình, khắc phục sự cố và tối ưu hóa nó. Đây là một kỹ năng hoàn toàn khác mà hầu hết các công ty không coi trọng.
Cách chọn dịch vụ quản trị NetSuite hiệu quả
Tìm hiểu quy trình kinh doanh
Bất kỳ ai cũng có thể được dạy cách điều hướng NetSuite bằng cách nhấn vào nó, nhưng những quản trị viên mang lại giá trị thực sự là những người hiểu quy trình kinh doanh và sau đó là NetSuite. Khi đánh giá các nhà cung cấp, hãy hỏi họ cách họ sẽ tiếp cận việc thiết lập các quy trình làm việc cụ thể của bạn, không phải là họ quen thuộc với NetSuite đến mức nào.
Yêu cầu tối ưu hóa chủ động
Nhiều dịch vụ quản trị NetSuite là phản ứng - tức là dịch vụ sửa chữa khi mọi thứ bị hỏng. Tuy nhiên, các dịch vụ thúc đẩy hiệu quả triển khai ERP thực sự là chủ động. Họ thường xuyên kiểm tra hiệu suất của hệ thống và đưa ra các đề xuất cải tiến trước khi các vấn đề xảy ra.
Đánh giá cách quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi nên là một phần của các dịch vụ quản trị NetSuite tốt nhất. Họ biết rằng ngay cả những hệ thống tốt nhất được cấu hình cũng sẽ không hoạt động khi đội ngũ của bạn không chấp nhận nó.
Lợi tức đầu tư khi thực hiện đúng
Khi các công ty đầu tư vào các dịch vụ quản trị NetSuite chất lượng, triển khai thường hoàn thành nhanh hơn 40-60% so với những dự án thực hiện nội bộ. Tốc độ chỉ là một phần của câu chuyện. Các hệ thống được triển khai tốt được người dùng chấp nhận nhanh hơn 3-4 tháng, tức là nhận được ROI nhanh hơn.
Lợi ích hiệu suất tích lũy theo thời gian. Mọi thứ bắt đầu với sự cải thiện 20-30% của quy trình trong năm đầu tiên, nhưng có thể tăng lên 40-50% khi nhân viên của bạn quen với một hệ thống được cấu hình đúng.
Những dấu hiệu đỏ cần tránh
Lời hứa "rẻ hơn"
Khi ai đó hứa sẽ quản trị NetSuite với chi phí thấp hơn nhiều so với bất kỳ ai khác, họ đang cắt giảm ở đâu đó. Quản trị giá rẻ thường tốn kém về lâu dài.
Giải pháp một kích cỡ cho tất cả
Tránh các nhà cung cấp cung cấp giải pháp tiêu chuẩn cho nhu cầu của bạn mà không hiểu nhu cầu của bạn. Mỗi doanh nghiệp có quy trình làm việc và yêu cầu tích hợp riêng.
Làm cho nó hoạt động cho doanh nghiệp của bạn
Mẹo cho việc quản lý NetSuite hiệu quả không chỉ là tìm kiếm một nhà cung cấp tốt mà còn là phát triển một mối quan hệ hợp tác với đối tác sẽ phát triển cùng doanh nghiệp của bạn. Hãy xem quản trị như một quá trình chiến lược liên tục, không chỉ là một nhiệm vụ triển khai.
Xem dịch vụ quản trị NetSuite như một khoản đầu tư vào hiệu quả hoạt động. Khi được áp dụng đúng cách, quản trị phù hợp sẽ tự trả lại bằng cách nâng cao năng suất, cải thiện chức năng ra quyết định và giảm chi phí bảo trì. Hiệu quả mà bạn triển khai ERP phụ thuộc vào việc bạn thực hiện điều này tốt như thế nào ngay từ đầu. Hãy quyết định giữa việc học hỏi trên thực tế hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp có sẵn để đảm bảo các dịch vụ quản trị NetSuite. Quyết định này dường như rất rõ ràng khi xem xét những gì đang được đặt cược.
