Giữ Email trong Microsoft 365 Exchange: Dừng, Xem Xét, Phát Hành

Microsoft 365 Exchange, thường được gọi là Exchange Online, là dịch vụ email và lịch trên nền tảng đám mây đi kèm với Microsoft 365. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách giữ email trong M365 một cách hiệu quả và an toàn.

Giới thiệu về Microsoft 365 Exchange

• Exchange Online (M365 Exchange): Được lưu trữ trên đám mây của Microsoft, dựa trên mô hình đăng ký.
• Exchange Server (tại chỗ): Được cài đặt và quản lý trên máy chủ của công ty bạn.

Cách giữ email trong Microsoft 365 Exchange

Có nhiều phương pháp để giữ email trong Microsoft 365 Exchange, bao gồm:

1. Quy tắc vận chuyển (Transport Rules)
2. Chính sách cách ly (Quarantine Policies)
3. Cài đặt kiểm duyệt (Moderation Settings)
4. Hoãn giao hàng qua quy tắc vận chuyển (Delay Delivery via Transport Rule)

1. Quy tắc vận chuyển (Transport Rules)

Bạn có thể tạo quy tắc để chuyển hướng, trì hoãn hoặc cách ly email dựa trên các điều kiện như:

• Tên miền hoặc địa chỉ người gửi
• Nhóm người nhận
• Chủ đề hoặc nội dung

Ví dụ:

Giữ tất cả email từ người gửi bên ngoài để xem xét trước khi giao.
Đường dẫn đến Trung tâm Quản trị:
Exchange Admin Center → Mail Flow → Rules

2. Chính sách cách ly (Quarantine Policies)

Bạn có thể cấu hình các chính sách chống spam hoặc chống lừa đảo để gửi các email nghi ngờ vào khu vực cách ly thay vì hộp thư đến.

Trường hợp sử dụng:

Giữ các email bị đánh dấu bởi Defender để nhóm an ninh xem xét.
Đường dẫn đến Trung tâm Quản trị:
Microsoft 365 Defender → Email & Collaboration > Policies & Rules > Threat Policies

3. Cài đặt kiểm duyệt (Moderation Settings)

Bạn có thể thiết lập kiểm duyệt cho các hộp thư cụ thể hoặc nhóm phân phối.

Trường hợp sử dụng:

Các email gửi đến một nhóm sẽ được giữ lại cho đến khi được phê duyệt bởi một người kiểm duyệt.
Đường dẫn đến Trung tâm Quản trị:
Exchange Admin Center → Recipients > Groups > Edit Group > Message Approval

4. Hoãn giao hàng qua quy tắc vận chuyển (Delay Delivery via Transport Rule)

Bạn có thể sử dụng quy tắc để hoãn giao hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Trường hợp sử dụng:

Giữ email trong 30 phút trước khi giao hàng để cho phép xem xét hoặc hủy bỏ.
Lưu ý: Điều này có giới hạn và không lý tưởng cho việc giữ lâu dài.

Thực hành tốt nhất

• Xác định rõ ràng các tiêu chí: Bạn nên có các tiêu chí rõ ràng để xác định email nào cần được giữ lại.
• Đánh giá định kỳ: Thường xuyên đánh giá các quy tắc và chính sách để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
• Giáo dục người dùng: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình và lý do của việc giữ email.

Những cạm bẫy thường gặp

• Quá nhiều quy tắc: Việc tạo quá nhiều quy tắc có thể làm cho quá trình quản lý email trở nên phức tạp và khó kiểm soát.
• Thiếu kiểm soát: Nếu không có sự giám sát, việc giữ email có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Mẹo hiệu suất

• Tối ưu hóa quy tắc: Sử dụng các điều kiện cụ thể để tránh ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống.
• Thử nghiệm: Thử nghiệm các quy tắc mới trong môi trường thử nghiệm trước khi triển khai rộng rãi.

Giải quyết sự cố

• Email không được giữ lại: Kiểm tra lại các quy tắc và điều kiện đã được thiết lập.
• Hiệu suất chậm: Đánh giá các quy tắc hiện tại để tối ưu hóa.

Kết luận

Việc giữ email trong Microsoft 365 Exchange là một phần quan trọng trong việc đảm bảo an ninh và tuân thủ. Bằng cách áp dụng các phương pháp và chính sách phù hợp, bạn có thể quản lý lưu lượng email một cách hiệu quả. Hãy xem xét các phương pháp đã nêu ở trên và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn.

Hãy bắt đầu tối ưu hóa quy trình giữ email của bạn ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Có thể giữ email từ những người gửi cụ thể không?
Có, bạn có thể tạo quy tắc để giữ email từ các tên miền hoặc địa chỉ người gửi cụ thể.

2. Làm thế nào để kiểm tra các quy tắc đã thiết lập?
Bạn có thể kiểm tra các quy tắc trong Exchange Admin Center tại phần Mail Flow → Rules.

3. Chính sách cách ly có ảnh hưởng đến tất cả email không?
Không, chính sách cách ly chỉ ảnh hưởng đến các email được đánh dấu là nghi ngờ bởi các hệ thống bảo mật.

4. Có thể hủy bỏ hoãn giao hàng không?
Có, bạn có thể điều chỉnh lại quy tắc hoãn giao hàng nếu cần thiết.