Giới Thiệu

Trong thời đại công nghệ hiện nay, các công cụ hợp tác không còn là tùy chọn nữa. Khi nhóm của bạn sử dụng Office 365, việc tích hợp Microsoft Teams trở thành một trong những bước đi thông minh nhất bạn có thể thực hiện. Với sự tích hợp này, các cuộc trò chuyện, cuộc họp, tệp tin và quy trình làm việc đều được quản lý tại một nơi. Tuy nhiên, làm thế nào để kết nối Teams và Office 365? Hãy cùng tìm hiểu từng bước một cách dễ dàng.

Tại Sao Cần Tích Hợp Teams và Office 365?

Trước khi đi vào cách thực hiện, hãy cùng khám phá lý do tại sao việc tích hợp này lại quan trọng:

Trải Nghiệm Thống Nhất

• Không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng — tích hợp Teams và Office 365 giúp email, lịch, tệp tin và các cuộc trò chuyện có thể tương tác với nhau.

Cộng Tác Tốt Hơn

• Nhóm của bạn có thể mở tài liệu được lưu trữ trong SharePoint từ một cuộc trò chuyện trên Teams hoặc lên lịch cuộc họp qua Outlook và cuộc họp đó sẽ tự động xuất hiện trong Teams. Tích hợp giúp giảm thiểu sự cản trở.

Tự Động Hóa và Quy Trình Làm Việc

• Với tích hợp, bạn có thể kích hoạt các hành động như gửi tin nhắn trong Teams khi có email mới đến bằng cách sử dụng Power Automate.

Tính Nhất Quán và Quản Lý

• Tích hợp giúp quản trị viên kiểm soát quyền truy cập, bảo mật và tuân thủ trong hệ sinh thái Office 365 và Teams.

Vì vậy, Microsoft Teams Integration không chỉ là một “tùy chọn” mà còn thường xuyên là nền tảng thiết yếu.

Các Thành Phần Chính Của Tích Hợp

Dưới đây là một số thành phần chính mà bạn thường cần kết nối hoặc cấu hình khi tích hợp Teams và Office 365:

• Tích Hợp Teams-Outlook / Lịch — lên lịch cuộc họp, gửi lời mời.
• Tích Hợp Tệp và Tài Liệu — tài liệu lưu trữ trong SharePoint/OneDrive sẽ xuất hiện trong Teams.
• Ứng Dụng và Bot trên Teams — các ứng dụng hiển thị nội dung Office 365 bên trong Teams.
• Tự Động Hóa — tin nhắn, sự kiện hoặc cập nhật trong một dịch vụ sẽ kích hoạt hành động trong dịch vụ khác.
• Quyền Truy Cập và Danh Tính — sử dụng cùng một hệ thống Azure AD hoặc danh tính.
• Tiện Ích và Mở Rộng — ví dụ: tiện ích Outlook cho phép bạn “Tạo cuộc họp Teams” từ Outlook.

Hướng Dẫn Từng Bước: Tích Hợp Teams với Office 365

Dưới đây là lộ trình thực tiễn mà bạn có thể thực hiện. Cài đặt của tổ chức bạn có thể khác, nhưng điều này sẽ cung cấp cho bạn một bản kế hoạch vững chắc.

Sử Dụng Hệ Thống Danh Tính Đơn Nhất (Azure AD / Microsoft 365 Identity)

• Đảm bảo cả người dùng Office 365 và Teams đều thuộc cùng một Azure Active Directory hoặc đã đồng bộ.
• Điều này cho phép đăng nhập một lần (SSO) — người dùng không cần phải đăng nhập vào Teams riêng biệt.
• Nó cũng đảm bảo quyền truy cập được lưu thông giữa các dịch vụ (nếu ai đó có quyền trong SharePoint, bạn có thể phản ánh chúng trong Teams).

Bật Tiện Ích Cuộc Họp Teams cho Outlook / Office 365

Một trong những tích hợp đầu tiên mà người dùng mong đợi là lên lịch cuộc họp Teams từ Outlook.

• Office 365 (với các gói doanh nghiệp) thường bao gồm một tiện ích cuộc họp Teams.
• Trong Outlook, nút “Cuộc họp Teams mới” nên xuất hiện khi tiện ích được bật.

Nếu Nó Không Xuất Hiện:

1. Kiểm tra phiên bản đúng của Outlook đã được cài đặt.
2. Xác minh rằng tiện ích Teams không bị vô hiệu hóa (Kiểm tra Tệp → Tùy chọn → Tiện ích).
3. Trong một Outlook “hiện đại” mới (tùy thuộc vào phiên bản), điều này có thể được bật/tắt.
4. Thỉnh thoảng, tiện ích sẽ được cài đặt lần đầu khi người dùng đăng nhập vào Teams — khởi động lại Teams hoặc Outlook có thể giúp. (Nhiều người dùng đã báo cáo rằng mẹo này có tác dụng).

Sử Dụng Teams Toolkit / Công Cụ Phát Triển để Xây Dựng Ứng Dụng Tích Hợp

Nếu tích hợp của bạn không chỉ đơn giản là “liên kết cuộc họp” và bạn muốn logic tùy chỉnh:

• Sử dụng extension Teams Toolkit trong Visual Studio Code để xây dựng ứng dụng, tab, bot và các extension tin nhắn chạy trong Teams.
• Bạn có thể kết hợp một Add-in Office (như Outlook hoặc Excel) với Teams — ví dụ, một nút ribbon tùy chỉnh trong Outlook liên kết đến một tab Teams.
• Các tệp manifest sẽ xác định cách ứng dụng của bạn hoạt động, các endpoint mà nó sử dụng, quyền truy cập, phạm vi, v.v.

Kết Nối Tài Liệu & Tệp (OneDrive / SharePoint)

Một trong những điểm tích hợp mạnh mẽ nhất:

• Khi bạn tạo một đội, nó sẽ tự động cấp quyền cho một trang SharePoint và OneDrive để lưu trữ tệp.
• Tệp được chia sẻ trong Teams sẽ tự động xuất hiện trong SharePoint/OneDrive.
• Người dùng có thể mở và chỉnh sửa những tài liệu đó trực tiếp từ Teams.

Bằng cách này, tài liệu Office của bạn sống trong Office 365 nhưng được hiển thị trong Teams thông qua Microsoft Teams Integration.

Tự Động Hóa & Kích Hoạt Hành Động (Power Automate, Webhooks, Connectors)

Để làm cho tích hợp trở nên “thông minh”:

• Sử dụng Power Automate để xây dựng các luồng như “Khi có tệp mới được thêm vào SharePoint → gửi tin nhắn trong Teams.”
• Sử dụng các connectors hoặc Webhooks để nhận sự kiện hoặc gửi tin nhắn giữa các dịch vụ.
• Các công cụ như Zapier cũng cho phép tích hợp không cần mã: ví dụ, gửi một tin nhắn Teams khi có email Office 365 đến.
• Hãy chú ý đến giới hạn tốc độ, quyền truy cập và danh tính khi kết nối giữa các dịch vụ.

Quyền Truy Cập, Phê Duyệt Quản Trị & Bảo Mật

• Đối với các ứng dụng tùy chỉnh, bạn có thể cần phê duyệt của quản trị viên trong Azure AD cho quyền của ứng dụng.
• Sử dụng nguyên tắc tối thiểu: chỉ yêu cầu quyền tối thiểu mà tích hợp của bạn cần.
• Bảo vệ bí mật khách hàng hoặc chứng chỉ - lưu trữ chúng một cách an toàn, định kỳ thay đổi chúng.
• Thiết lập chính sách để chỉ cho phép các ứng dụng hoặc tích hợp được phê duyệt.

Kiểm Tra, Triển Khai & Giám Sát

• Luôn thử nghiệm tích hợp của bạn trên một tenant không phải sản xuất (test) trước.
• Giám sát việc sử dụng, lỗi và nhật ký — nếu xác thực không thành công hoặc các kết nối bị hỏng, bạn sẽ cần nhận được cảnh báo.
• Lập kế hoạch cho các bản cập nhật — Office 365, Teams và API đang phát triển, vì vậy tích hợp của bạn có thể cần bảo trì.

Ví Dụ Thực Tế Về Tích Hợp Teams + Office 365

• Đồng Bộ Lịch & Cuộc Họp: Tạo cuộc họp trong Outlook tự động xuất hiện trong Teams.
• Chia Sẻ Tài Liệu: Một tài liệu lưu trong SharePoint xuất hiện trong một kênh Teams, sẵn sàng cho việc cộng tác.
• Lệnh Bot: Một bot bên trong Teams tương tác với dữ liệu Office 365 — ví dụ: “Hiển thị các yêu cầu phê duyệt đang chờ.”
• Cảnh Báo Tự Động: Khi ai đó nhận được một email quan trọng (trong Office 365), một tin nhắn được đăng trong một kênh Teams.
• Tab Tùy Chỉnh: Thêm một tab vào kênh Teams hiển thị bảng điều khiển tùy chỉnh được xây dựng từ dữ liệu Office 365.

Những kịch bản này minh họa cách mà các công cụ của nhóm bạn có thể trở nên tích hợp sâu sắc thông qua Microsoft Teams Integration.

Kết Luận

Việc tích hợp Teams với Office 365 không chỉ là một “tùy chọn hay” — nó biến bộ công cụ của bạn thành một không gian làm việc thống nhất, thông minh và hiệu quả. Với các bước trên — đồng bộ danh tính, tiện ích Outlook, ứng dụng Teams, tích hợp tệp, tự động hóa và bảo mật — bạn có thể xây dựng một tích hợp vững chắc. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác hiểu rõ về Microsoft 365 và Teams, My365Apps là một lựa chọn đáng cân nhắc. Họ cung cấp tư vấn, triển khai, phát triển và hỗ trợ cho Microsoft 365. my365apps.eu
Dịch vụ của họ bao gồm:

• Triển khai Teams, quản trị và tích hợp tùy chỉnh
• Phát triển SharePoint, Power Platform, Graph API
• Mô hình Dev-as-a-service với giá cả theo đăng ký

Nếu bạn muốn tập trung vào kinh doanh cốt lõi của mình và để người khác xử lý việc tích hợp Microsoft Teams trong thế giới Office 365, My365Apps có thể là một đồng minh đáng tin cậy.