Tóm tắt các điểm chính
- Power BI Service là phiên bản cloud-based (SaaS) của Power BI ecosystem, được host trên Azure — cho phép host, quản lý, chia sẻ dashboard và report từ mọi nơi.
- Kiến trúc gồm 3 layer chính: Data Integration (kết nối 100+ nguồn dữ liệu), Modeling & Visualization (semantic model, DAX), và Collaboration Framework (Workspace, App, subscription).
- Power BI Desktop dùng để build, Power BI Service dùng để share và collaborate — hai công cụ bổ trợ nhau trong workflow hoàn chỉnh.
- Hệ thống license gồm 4 tier: Free, Pro, Premium Per User (PPU), và Premium Capacity — mỗi tier phù hợp với quy mô và nhu cầu khác nhau.
- Tích hợp sâu với Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive) và hỗ trợ real-time analytics, AI features, cùng security enterprise-grade.
Power BI Service là gì?
Power BI Service là phiên bản
Software-as-a-Service (SaaS) dựa trên cloud của Power BI ecosystem, được host trên Azure cloud infrastructure. Đây là nơi bạn host, quản lý, và chia sẻ dashboard cùng report.
Sau khi publish report từ Power BI Desktop, Power BI Service cho phép bạn:
| Khả năng |
Mô tả |
| Sharing & Collaboration |
Chia sẻ report và dashboard với đồng nghiệp, team khác, hoặc toàn tổ chức |
| Scheduled Refreshes |
Lên lịch tự động cập nhật dataset từ data source |
| Governance & Security |
Kiểm soát quyền truy cập vào dataset, report, và dashboard qua security model |
| Access Anywhere |
Embed report và dashboard, giúp user truy cập từ mọi thiết bị |
Nói đơn giản: Power BI Desktop là nơi bạn
xây dựng, còn Power BI Service là nơi bạn
chia sẻ và cộng tác.
Tính năng cốt lõi của Power BI Service
Kiến trúc và các component chính
Kiến trúc Power BI Service kết hợp cloud-based service và on-premise component, thể hiện qua các layer khác nhau.
Data Integration Layer
Layer này xử lý các task như kết nối data source, transform dữ liệu, và chuẩn bị cho phân tích. Power BI Service cho phép kết nối với
hơn 100 nguồn dữ liệu khác nhau.
Quy trình xử lý dữ liệu:
- Kết nối dataset → Sử dụng Power Query để transform và clean
- Lưu transformation step → Dạng M script, tự động áp dụng khi load dữ liệu mới
- On-premises data → Sử dụng On-premises Data Gateway để truy cập an toàn mà không expose ra public internet
- Load vào engine → Dataset được load vào xVelocity in-memory engine (VertiPaq) cho query performance nhanh và data compression hiệu quả
Modeling & Visualization Layer
Sau khi kết nối dataset, bạn model và structure dữ liệu cho phân tích và visualization. Khi report được publish từ Power BI Desktop, data model trở thành
semantic model (trước đây gọi là dataset) trong Power BI Service.
Model này reusable và chứa table, relationship, measure, và calculated column — thường được định nghĩa bằng DAX (Data Analysis Expressions).
Ba storage mode để quản lý performance và scale:
| Mode |
Mô tả |
Phù hợp cho |
| Import |
Dataset cached in-memory, refresh theo schedule |
Query performance nhanh |
| DirectQuery |
Dataset ở nguồn, query gửi on-demand |
Large dataset |
| Composite |
Kết hợp Import và DirectQuery |
Cấu hình storage linh hoạt theo table |
Với output pixel-perfect, print-ready (invoice, báo cáo tài chính...), Power BI Service hỗ trợ
paginated report, được tạo bằng Power BI Report Builder rồi publish lên Service.
Collaboration & Distribution Framework
Trong Power BI Service, môi trường collaborative để build và manage report/dashboard được gọi là
Workspace.
- My Workspace: Workspace cá nhân cho mỗi user
- Shared Workspace: Cho team collaboration, với các role: Admin, Member, Contributor, Viewer
Sau khi hoàn thành, bạn có thể package dashboard và report thành
Power BI App để dễ dàng truy cập bởi audience rộng hơn.
Tính năng subscription cho phép stakeholder nhận email định kỳ với report snapshot và link.
Dashboard vs. Report: Sự khác biệt quan trọng
Trong Power BI, report và dashboard có ý nghĩa khác nhau:
| Đặc điểm |
Report |
Dashboard |
| Số trang |
Multi-page |
Single-page |
| Mục đích |
Phân tích chi tiết, chuyên sâu |
Overview high-level, monitor KPI |
| Tạo ở đâu |
Power BI Desktop hoặc Service |
Chỉ Power BI Service |
| Tính năng |
Filter, slicer, nhiều loại visual |
Summary insight, metrics at a glance |
| Tương tác |
Explore từ nhiều góc độ |
Monitor nhanh |
Workspace và Role-based Permission
Workspace là môi trường nơi bạn store, manage, và collaborate trên report và dashboard. Access được kiểm soát qua role-based permission:
| Role |
Quyền hạn |
| Admin |
Full control: quản lý permission, xóa workspace |
| Member |
Tương tự Admin nhưng không thể update/delete workspace hoặc manage user role |
| Contributor |
Tạo, edit, publish content nhưng không quản lý permission |
| Viewer |
Read-only: xem và tương tác với content |
Best practice cho workspace governance:
- Sử dụng Microsoft Entra security group thay vì individual assignment
- Tách biệt environment: Dev, Test, Prod
- Áp dụng naming convention rõ ràng để giữ workspace organized
Power BI Service vs. Power BI Desktop
Hai công cụ này bổ trợ nhau, cùng làm việc để bring life cho dataset của bạn.
| Capability |
Power BI Desktop |
Power BI Service |
| Primary Use Case |
Development, Data Modeling, Report building |
Sharing, Collaboration, Governance, Consumption |
| Deployment Model |
Local Windows Application (Free) |
Cloud-based SaaS (Requires License for sharing) |
| Data Modeling |
Advanced (DAX, complex relationship, Power Query) |
Limited (Dataflow for data prep, no direct model editing) |
| Report Authoring |
Full-featured, rich design |
Limited web-based editing (minor tweak) |
| Sharing & Collaboration |
Minimal (share .pbix file, not recommended) |
Extensive (Workspace, App, Dashboard, Comment) |
| Data Refresh |
Manual only |
Scheduled, automated, real-time streaming |
| Security |
Basic (local file) |
Enterprise-grade (RLS, AAD integration) |
| Key Artifacts |
.pbix file |
Dashboard, App, Workspace, Dataflow |
Tích hợp với Microsoft 365
Power BI Service đồng bộ seamlessly với Microsoft 365 app, cho phép tích hợp analytics vào workflow hàng ngày.
Các điểm tích hợp chính
| App |
Khả năng tích hợp |
| Excel & OneDrive |
Pull dataset từ Excel/CSV stored trong OneDrive hoặc SharePoint, auto-refresh khi source thay đổi |
| Teams |
Embed Power BI report như tab, team member xem và comment mà không rời channel |
| SharePoint Online |
Embed report và dashboard vào page cho broader access |
| Outlook |
Subscription deliver report snapshot và link trực tiếp vào inbox |
Những tích hợp này enhance collaboration và làm Power BI content accessible hơn across organization.
Report Lifecycle Management
Tạo và chỉnh sửa
Bạn có thể create, view, và edit report trực tiếp trong Service — hữu ích khi cần quick change hoặc khi user không có Power BI Desktop installed.
Chia sẻ report
Có nhiều cách share report:
- Direct link
- Export sang PDF, PowerPoint, hoặc Excel
- Scheduled email subscription
- Embed trong website (cho public-facing dataset)
Collaboration features
- Shared workspace
- Comment
- Bookmark để guide user through specific view
Version control
Power BI không có built-in version control, nhưng có thể sử dụng external tool như
Azure DevOps,
Git,
SharePoint, hoặc
OneDrive để support versioning.
Mobile access
Published report available qua browser hoặc
Power BI Mobile app với optimized layout và data alert cho on-the-go access.
Cấu trúc License và Plans
Power BI cung cấp các license structure khác nhau, quyết định bạn có thể làm gì trong Power BI Service.
Các loại license
| License |
Mô tả |
Sharing |
Dataset Size |
| Free |
Basic feature cho personal use, tạo report nhưng không share/collaborate |
❌ |
1 GB |
| Pro |
Collaborate, publish to workspace, share dashboard/report/app |
✅ |
1 GB |
| Premium Per User (PPU) |
Kết hợp Pro với Premium capability (larger model, paginated report, AI) theo user |
✅ |
10 GB |
| Premium Capacity |
Phù hợp Organization, user Free cũng xem được content trong Premium workspace nếu có Viewer role |
✅ |
Lên đến 400 GB |
Khác biệt chính
- Free user xem content: Chỉ dưới Premium capacity
- Dataset size limit: 1 GB (Pro) vs. 10-400 GB (Premium)
- Advanced feature: Incremental refresh, on-premise connectivity, XMLA endpoint
Khi nào chọn plan nào?
| Scenario |
Recommendation |
| Team nhỏ, cloud collaboration |
Pro |
| Enterprise, large model, nhiều user, advanced feature |
Premium (PPU hoặc Capacity) |
Power BI hiện được tích hợp vào
Microsoft Fabric, align capacity với Fabric SKU (FSKU) và simplify licensing.
Specialized Capabilities và Use Case
Advanced Reporting Features
Paginated Report: Khi cần printable, fixed-layout output như invoice, báo cáo tài chính, inventory list. Được tạo trong Power BI Report Builder và thường host trong Premium workspace do processing requirement.
Power BI Report Server: Cho on-premises hoặc hybrid scenario, cho phép host và manage report trên local infrastructure.
Power BI Gateway: Enable cloud report query on-premises data source real-time mà không move data lên cloud.
Real-time Analytics Framework
Power BI Service hỗ trợ real-time visualization sử dụng
streaming dataset. Data được push vào Power BI qua:
- REST API
- Azure Stream Analytics
- PubNub
Ví dụ use case:
- IoT telemetry
- Sensor data
- Live sales feed
Dashboard update real-time khi event xảy ra.
Augmented Intelligence Features
| Feature |
Mô tả |
| Azure AI Integration |
Sentiment analysis, keyword extraction, image analysis qua Text Analytics và Vision |
| Q&A |
Hỏi natural language (VD: "Total sales this quarter by product"), Power BI tự generate visual |
| Python/R Script |
Chạy trong Desktop hoặc Service (Premium) cho advanced transformation hoặc custom visual |
Security và Compliance Architecture
Multi-layered Protection Framework
| Layer |
Implementation |
| Authentication |
Microsoft Entra ID (formerly Azure AD), SSO, MFA |
| Authorization |
Workspace role, app permission, Row-Level Security (RLS) |
| Encryption |
TLS và AES-256 (in transit và at rest), double encryption |
| Customer-managed Key |
Premium hỗ trợ Bring Your Own Key (BYOK) |
| Admin Control |
Power BI Admin portal quản lý access, sharing, export setting, usage monitoring |
Compliance Certifications và Auditing
- Certification: ISO 27001, HIPAA, GDPR, FedRAMP — phù hợp regulated industry như healthcare và government
- Audit Trail: Mọi activity được record trong Microsoft 365 audit log
- Data Sovereignty: Multi-geo deployment cho phép dataset reside trong geographic region khác nhau
Enterprise Deployment Patterns
DevOps Integration
Cho enterprise-scale deployment, quản lý lifecycle của Power BI content đòi hỏi approach tương tự software development.
Deployment Pipeline (Premium):
- Development → Test → Production
- Workspace được assign vào different stage và move với single click
- REST API cho automation, enable full CI/CD workflow với Azure DevOps
Governance Framework Components
| Component |
Mục đích |
| Data Cataloging |
Fabric OneLake catalog giúp label trusted dataset |
| Certified Labels |
Đánh dấu dataset/report đã được approve, đảm bảo reliable |
| Usage Metrics |
Track ai access report nào |
| Change Management |
Đảm bảo dataset/report mới meet quality standard trước khi release |
Nhiều Power BI
Centers of Excellence (CoE) set naming convention, workspace policy, và training program để maintain consistency.
Mobile Experience
Power BI Mobile App (iOS và Android) cho phép view và interact với dashboard từ mọi nơi.
| Feature |
Mô tả |
| Data Alert |
Notify khi KPI cross threshold đã set |
| Slide Show Mode |
Cycle through report page hoặc bookmark tự động |
| Augmented Reality |
Pin report vào physical location (VD: factory manager pin machine performance report lên physical machine) |
Power BI tuân thủ
WCAG và
EN 301 549 accessibility standard.
Bắt đầu với Power BI Service
Đăng ký tài khoản
- Navigate đến app.powerbi.com
- Follow step-by-step process để tạo free account
- Quan trọng: Đăng ký bằng organizational account — Power BI Service không support consumer email (outlook.com, gmail.com)
Giao diện chính
| Khu vực |
Mô tả |
| Navigation Pane (Left) |
Di chuyển trong service: Home, Create, Browse, Apps, Workspaces |
| Microsoft 365 App Launcher (Top Left) |
Switch sang M365 app khác (Power Automate, Power Pages...) |
| Action Bar (Top Right) |
Settings (Admin Portal, gateway), Downloads, Help, Notification |
| Main Canvas |
Hiển thị recommended content, dashboard, report |
Tổng kết
Power BI Service là cloud-based platform giúp transform raw data thành actionable insight, cung cấp capability cho data integration, modeling, visualization, và sharing.
Recommendation cho adopt và scale Power BI trong organization:
- Đảm bảo report meet well-defined business need
- Maintain clean dataset và optimized model
- Establish clear workspace policy
- Build new report trên existing semantic model khi possible
- Train team member để keep up với evolving technology
Một điều đáng lưu ý: Power BI không còn đứng một mình nữa. Với sự tích hợp vào
Microsoft Fabric, Power BI đang trở thành một phần của data platform lớn hơn — unified analytics từ data engineering đến BI trong một ecosystem duy nhất. Đây là xu hướng đáng theo dõi cho bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực data.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Sự khác biệt chính giữa Power BI Desktop và Power BI Service là gì?
Desktop dùng để build và develop, còn Service dùng để publish, share, và collaborate.
Power BI có những tính năng security chính nào?
Authentication qua Entra ID, Row-Level Security (RLS), encryption (TLS, AES-256), và audit log.
Workspace và App được dùng cho mục đích gì?
Workspace là nơi team collaborate, build, và test BI content. App được dùng để package và distribute content đó cho audience rộng hơn ở dạng read-only.
Power BI tích hợp với Microsoft tool khác như thế nào?
Power BI tích hợp với Microsoft 365, cho phép embed interactive report trong Teams, SharePoint, và Outlook.
Tính năng Q&A của Power BI hoạt động thế nào?
Bạn gõ câu hỏi bằng natural language, và Power BI tự động generate visual dựa trên query.
Khi nào nên chọn Pro, khi nào nên chọn Premium?
Pro cho team nhỏ với nhu cầu cloud collaboration cơ bản. Premium (PPU hoặc Capacity) cho enterprise với large model, nhiều user, và cần advanced feature như paginated report, AI, XMLA endpoint.
Nguồn: Infinity News
