Giới thiệu

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, các hệ thống CNTT trở nên phân tán, phi tập trung và ngày càng phức tạp. Từ phần cứng tại chỗ đến phần mềm dựa trên đám mây và các thiết bị di động, các tổ chức đang quản lý hàng ngàn tài sản trên nhiều địa điểm và đội ngũ khác nhau. Nếu không có một hệ thống thống nhất, sự phức tạp này sẽ dẫn đến việc chi tiêu quá mức, rủi ro về tuân thủ và các vấn đề hiệu quả trong hoạt động.

Quản lý Tài sản CNTT ServiceNow (ITAM) cung cấp một giải pháp chuyển đổi. Nó tập trung dữ liệu tài sản, tự động hóa quy trình vòng đời và cung cấp thông tin theo thời gian thực, giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh hơn, giảm chi phí và duy trì tuân thủ.

Quản lý Tài sản CNTT ServiceNow là gì?

ServiceNow ITAM là một nền tảng dựa trên đám mây được thiết kế để quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản CNTT, bao gồm phần cứng, phần mềm, tài nguyên đám mây và các đăng ký SaaS. Nó tích hợp liền mạch với Quản lý dịch vụ CNTT (ITSM), Cơ sở dữ liệu Quản lý Cấu hình (CMDB) và các hệ thống doanh nghiệp khác để cung cấp một nguồn thông tin duy nhất.

Các khả năng chính:

• Khám phá & Danh mục Tài sản: Tự động phát hiện và lập danh mục tài sản trên mạng
• Tự động hóa Vòng đời: Quản lý mua sắm, triển khai, bảo trì và loại bỏ
• Tối ưu hóa Giấy phép: Theo dõi việc sử dụng phần mềm và loại bỏ giấy phép trùng lặp
• Quản lý Chi tiêu Đám mây: Giám sát việc tiêu thụ đám mây và giảm lãng phí
• Tuân thủ & Giảm thiểu Rủi ro: Đảm bảo tuân thủ quy định và xử lý tài sản an toàn

Quản lý Vòng đời Toàn diện với ServiceNow ITAM

Các doanh nghiệp hiện đại cần hơn cả việc theo dõi tài sản; họ cần một hệ thống tự động toàn diện quản lý mọi giai đoạn của vòng đời tài sản một cách chính xác và thông minh. ServiceNow IT Asset Management (ITAM) cung cấp chính xác điều đó, với các quy trình làm việc mạnh mẽ, khả năng hiển thị theo thời gian thực và tích hợp liền mạch để đảm bảo rằng tài sản được mua sắm, triển khai, bảo trì và loại bỏ một cách hiệu quả và an toàn.

Mua sắm & Quy trình Mua hàng

Vòng đời bắt đầu với việc mua sắm chiến lược, nơi ServiceNow tối ưu hóa quy trình mua hàng thông qua tự động hóa và tích hợp. Các yêu cầu mua hàng có thể được khởi tạo qua các cổng tự phục vụ, kích hoạt các quy trình phê duyệt loại bỏ các nút thắt thủ công. Tích hợp với các danh mục nhà cung cấp và hệ thống mua sắm đảm bảo quy trình mua sắm được chuẩn hóa, giảm chi tiêu không hợp lý và phù hợp với kiểm soát ngân sách. Ngoài ra, nền tảng theo dõi đơn đặt hàng, chi phí liên quan và thời gian giao hàng, cung cấp sự minh bạch và trách nhiệm đầy đủ từ yêu cầu nhận hàng.

Triển khai & Cấu hình

Khi tài sản được mua sắm, chúng cần được triển khai và cấu hình để đáp ứng nhu cầu hoạt động. ServiceNow cho phép các đội ngũ CNTT chỉ định tài sản cho người dùng, bộ phận hoặc địa điểm cụ thể với khả năng theo dõi hoàn toàn. Các thông tin cấu hình như thông số kỹ thuật phần cứng, phần mềm đã cài đặt và chính sách sử dụng được ghi lại và liên kết với hồ sơ tài sản, đảm bảo tài liệu chính xác và sẵn sàng hỗ trợ. Hơn nữa, tài sản có thể được liên kết trực tiếp với các yêu cầu dịch vụ, sự cố và hồ sơ thay đổi, cho phép xử lý sự cố nhanh hơn và cải thiện sự phù hợp với quy trình quản lý dịch vụ CNTT.

Bảo trì & Hỗ trợ

Bảo trì liên tục là rất quan trọng để đảm bảo độ tin cậy và tuổi thọ của tài sản. ServiceNow ITAM cung cấp các công cụ để theo dõi tình trạng tài sản và các chỉ số hiệu suất liên tục, giúp các đội ngũ xác định các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Các lịch bảo trì phòng ngừa có thể được tự động hóa dựa trên loại tài sản, mẫu sử dụng hoặc khuyến nghị của nhà sản xuất, giảm thời gian chết và kéo dài tuổi thọ tài sản. Nền tảng cũng theo dõi thời gian bảo hành và hợp đồng hỗ trợ, thông báo cho các đội ngũ về các thời điểm hết hạn sắp tới và cho phép gia hạn hoặc thay thế kịp thời.

Loại bỏ & Vứt bỏ

Khi tài sản đã hết thời gian sử dụng, ServiceNow đảm bảo quy trình loại bỏ an toàn và tuân thủ. Các quy trình loại bỏ tự động hóa việc loại bỏ tài sản khỏi việc sử dụng tích cực, bao gồm vệ sinh dữ liệu an toàn và ngắt hoạt động phần cứng. Các phương pháp vứt bỏ, cho dù là tái chế, bán lại hay phá hủy, đều được ghi lại cùng với bằng chứng tuân thủ để hỗ trợ sự sẵn sàng cho kiểm toán và trách nhiệm môi trường.

Ngoài ra, các giấy phép phần mềm chưa sử dụng có thể được lấy lại và phân bổ lại, tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm chi phí không cần thiết.

ServiceNow ITAM Thúc đẩy Tăng trưởng Doanh nghiệp

1. Tối ưu hóa Chi phí

ServiceNow ITAM giúp các doanh nghiệp giảm cả chi phí vốn (CapEx) và chi phí hoạt động (OpEx). Bằng cách xác định các tài sản không được sử dụng hoặc lỗi thời, các tổ chức có thể tái sử dụng hoặc loại bỏ chúng, tránh các khoản mua không cần thiết. Theo dõi giấy phép tự động ngăn ngừa việc chi tiêu quá mức cho phần mềm, trong khi thông tin đám mây giúp kiểm soát chi phí đăng ký.

2. Hiệu quả Hoạt động

Việc theo dõi tài sản thủ công thường dễ mắc lỗi và tốn thời gian. ServiceNow tự động hóa việc cập nhật danh mục, cấp phát và kiểm tra tuân thủ, giúp nhân viên CNTT có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược. Tích hợp với ITSM đảm bảo việc giải quyết sự cố nhanh hơn và quản lý thay đổi thông minh hơn.

3. Bảo mật & Tuân thủ Nâng cao

Các tài sản không được theo dõi tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật nghiêm trọng. ServiceNow ITAM đảm bảo mọi tài sản đều được ghi nhận, theo dõi và bảo vệ. Quyền truy cập dựa trên vai trò, mã hóa và nhật ký kiểm toán hỗ trợ tuân thủ GDPR, HIPAA và các quy định khác. Các quy trình tự động hóa việc rời bỏ đảm bảo việc thu hồi tài sản an toàn khi nhân viên nghỉ việc.

4. Quyết định Chiến lược

Các bảng điều khiển theo thời gian thực và phân tích hiệu suất cung cấp thông tin có thể hành động về việc sử dụng tài sản, các giai đoạn vòng đời và xu hướng chi phí. Các nhà lãnh đạo có thể dự đoán nhu cầu trong tương lai, đàm phán các hợp đồng nhà cung cấp tốt hơn và đồng bộ hóa các khoản đầu tư CNTT với các mục tiêu kinh doanh.

Các mô-đun và Tích hợp Nâng cao

ServiceNow ITAM bao gồm các mô-đun chuyên biệt để cung cấp chức năng sâu hơn:

Quản lý Tài sản Phần cứng (HAM)

• Theo dõi các tài sản vật lý trên nhiều địa điểm
• Quản lý hàng tiêu dùng, thời gian bảo hành và khấu hao
• Tích hợp với CMDB để phân tích tác động dịch vụ

Quản lý Tài sản Phần mềm (SAM)

• Tự động hóa việc đối chiếu giấy phép và tuân thủ
• Xác định phần mềm chưa sử dụng hoặc trùng lặp
• Tối ưu hóa hợp đồng và gia hạn nhà cung cấp

Quản lý Giấy phép SaaS

• Giám sát việc sử dụng và chi phí SaaS
• Loại bỏ IT mờ và các đăng ký dư thừa
• Đồng bộ hóa giấy phép với nhu cầu thực tế của người dùng

Thông tin Đám mây

• Hình dung việc tiêu thụ tài nguyên đám mây
• Xác định cơ hội tiết kiệm chi phí
• Cải thiện quản trị trên các môi trường đa đám mây

Ứng dụng Thực tế

Thương mại điện tử

• Mở rộng cơ sở hạ tầng trong các mùa cao điểm
• Đảm bảo giao dịch an toàn và hiệu suất nhanh
• Theo dõi tài sản qua các trung tâm hoàn thiện

Nhà cung cấp SaaS

• Quản lý môi trường cụ thể cho khách hàng
• Tối ưu hóa chi tiêu đám mây và việc sử dụng giấy phép
• Tự động hóa quy trình onboard/offboard

Y tế

• Duy trì tuân thủ với HIPAA và các luật về quyền riêng tư dữ liệu
• Theo dõi các thiết bị y tế và phần mềm qua các phòng ban
• Đảm bảo vứt bỏ an toàn các tài sản đã nghỉ hưu

Các Startup & Doanh nghiệp Nhỏ

• Ra mắt nhanh chóng với chi phí thấp
• Mở rộng cơ sở hạ tầng khi doanh nghiệp phát triển
• Tránh những sai lầm tốn kém với việc theo dõi tài sản tự động

Tương lai của Quản lý Tài sản CNTT

Khi các doanh nghiệp áp dụng đám mây lai, điện toán biên và các hoạt động dựa trên AI, quản lý tài sản CNTT cần phải phát triển. ServiceNow ITAM được xây dựng cho tương lai này:

• Tự động hóa Dựa trên AI: Phân tích dự đoán và quy trình làm việc thông minh
• Theo dõi Tài sản IoT & Edge: Giám sát các thiết bị phân tán theo thời gian thực
• Quản lý Container & Microservice: Theo dõi các tài sản tạm thời trong môi trường DevOps
• Mô hình Bảo mật Zero-Trust: Thực thi kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và khả năng hiển thị

Với những đổi mới như các runtime Kubernetes tích hợp và tăng tốc DPU, nền tảng này sẵn sàng hỗ trợ những yêu cầu cơ sở hạ tầng thế hệ tiếp theo.

Kết luận

Các doanh nghiệp hiện đại cần nhiều hơn là bảng tính và kiểm toán thủ công; họ cần những giải pháp thông minh, tự động và có thể mở rộng. Quản lý Tài sản CNTT ServiceNow cung cấp chính xác những gì họ cần. Bằng cách tập trung dữ liệu tài sản, tự động hóa quy trình vòng đời và cung cấp thông tin theo thời gian thực, nó giúp các tổ chức giảm chi phí, cải thiện tuân thủ và thúc đẩy tăng trưởng chiến lược.

Dù bạn đang quản lý hàng ngàn thiết bị hay tối ưu hóa chi tiêu đám mây, ServiceNow ITAM cung cấp sự rõ ràng, kiểm soát và sự tự tin để dẫn đầu trong một thế giới số hóa.