Tại sao đội ngũ kỹ thuật nào cũng cần một người viết kỹ thuật?

Bạn có bao giờ tham gia vào một codebase và mất hàng giờ chỉ để tìm hiểu cái gì kết nối với cái gì không? Hay đã từng hỏi một đồng nghiệp về cách hoạt động của một chức năng nào đó, chỉ để nhận lại một tin nhắn thoại dài 20 phút trên Slack mà khiến bạn càng thêm bối rối?

Đúng vậy — tài liệu rất quan trọng. Và không chỉ có README.md.

Đó là lý do mà một người viết kỹ thuật rất cần thiết.

Hơn cả việc "làm cho mọi thứ đẹp hơn"

Hầu hết các đội ngũ kỹ thuật không nhận ra họ cần một người viết kỹ thuật cho đến khi quá muộn — việc tiếp nhận tài liệu trở nên đau đớn, kiến thức bộ lạc bị rò rỉ, và không ai thực sự biết hệ thống hoạt động như thế nào nữa.

Sự thật thì sao?

Một người viết kỹ thuật giỏi không chỉ “viết tài liệu.” Họ giảm bớt gánh nặng, tăng tốc độ cho lập trình viên, và gìn giữ bộ não tập thể của đội ngũ bạn.

Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ lý do mà mọi đội ngũ kỹ thuật — ngay cả những đội nhỏ — đều có thể hưởng lợi từ việc có một người viết kỹ thuật. Không phải để làm mọi thứ trông bóng bẩy, mà để giúp hệ thống của bạn dễ hiểu, duy trì và phát triển hơn.

1. Họ giảm bớt gánh nặng tinh thần cho lập trình viên

Các lập trình viên đã mang một gánh nặng tinh thần nặng nề — suy nghĩ về các lựa chọn, sự phụ thuộc, cách đặt tên, khả năng mở rộng, và các trường hợp đặc biệt.

Nếu không có tài liệu rõ ràng, họ sẽ phải giữ toàn bộ hệ thống trong đầu hoặc làm gián đoạn đồng nghiệp để hỏi cách thức hoạt động của một thứ gì đó.

Một người viết kỹ thuật cung cấp cho đội ngũ bạn một bộ não bên ngoài — tạo ra tài liệu đáng tin cậy, cập nhật mà lập trình viên có thể tin tưởng thay vì dựa vào trí nhớ hay các chủ đề trên Slack.

2. Họ giúp việc tiếp nhận trở nên dễ dàng hơn

Mỗi nhân viên mới đều đặt cùng một câu hỏi:

• Dịch vụ này làm gì?
• Tài liệu API ở đâu?
• Tại sao chúng ta xây dựng nó theo cách này?

Một người viết kỹ thuật biến những câu hỏi lặp đi lặp lại này thành những câu trả lời có cấu trúc, có thể tái sử dụng.

Điều đó có nghĩa là các lập trình viên mới sẽ nhanh chóng hòa nhập, ít bị chặn hơn, và cảm thấy tự tin hơn mà không làm mất thời gian của các kỹ sư cao cấp nhất.

3. Họ giúp đội ngũ giao tiếp với nhau

Mã nguồn dành cho máy móc. Tài liệu dành cho con người.

Đội ngũ của bạn viết mã cho ngày hôm nay, nhưng mọi người đọc tài liệu trong nhiều năm.

Một người viết kỹ thuật giỏi biến những cuộc trò chuyện rối rắm trên Slack, những quyết định thiết kế không được ghi chép, và kiến thức bộ lạc thành tài liệu sạch sẽ, có thể tìm kiếm mà toàn bộ đội ngũ có thể sử dụng — như tổng quan kiến trúc, hướng dẫn tích hợp, hoặc nhật ký quyết định.

4. Họ cầu nối giữa kỹ sư và không phải kỹ sư

Các quản lý sản phẩm, nhân viên hỗ trợ, kiểm thử viên QA, thậm chí là khách hàng — họ đều tương tác với hệ thống của bạn theo một cách nào đó. Nhưng họ không đọc mã.

Người viết kỹ thuật tạo ra ngôn ngữ chung giữa người kỹ thuật và người không kỹ thuật. Sự đồng bộ đó giúp các dự án chạy suôn sẻ, vòng phản hồi ngắn hơn, và việc bàn giao diễn ra mà không có sự nhầm lẫn.

5. Họ làm cho công việc kỹ thuật trở nên bền vững

Mã không tồn tại mãi mãi. Con người ra đi. Việc viết lại xảy ra. Các đội ngũ phát triển.

Điều ở lại là lý do — lý do phía sau việc xây dựng. Trừ khi nó không được ghi chép.

Một người viết kỹ thuật đảm bảo rằng hệ thống của bạn không chỉ được xây dựng tốt mà còn được ghi nhớ tốt. Điều đó có nghĩa là ít sai sót hơn, quá trình làm lại nhanh hơn, và quyết định lâu dài tốt hơn.

"Nhưng chúng tôi là một đội nhỏ…"

Tôi nghe điều này mọi lúc — và tôi hiểu. Bạn đang giao hàng nhanh, đeo nhiều mũ, và cố gắng giữ cho mọi thứ gọn nhẹ.

Nhưng đó chính là lúc tài liệu quan trọng nhất. Đội nhỏ không có thời gian cho sự giao tiếp sai lệch. Họ cần di chuyển nhanh với sự rõ ràng, không phải sự nhầm lẫn. Và họ không thể đủ khả năng để liên tục trả lời cùng một câu hỏi mỗi tuần.

Ngay cả một người viết kỹ thuật làm việc bán thời gian hoặc nhúng vào cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Tài liệu là cơ sở hạ tầng

Cho dù bạn đang mở rộng một startup hay quản lý một hệ thống đã trưởng thành, tài liệu rõ ràng không chỉ là một điều “mong muốn” — nó là cơ sở hạ tầng.

Một người viết kỹ thuật giỏi không làm chậm đội ngũ của bạn. Họ làm tăng tốc độ cho đội ngũ. Họ gìn giữ kiến thức mà bạn đã vất vả xây dựng. Họ làm cho hệ thống của bạn dễ hiểu, dễ sử dụng và bảo trì — bởi tất cả những người cần phải tham gia vào chúng.

Đây là điều mà tôi thấy mọi lúc trong công việc của mình — tôi đã giúp các đội ngũ kỹ thuật từ “Chúng tôi nên bắt đầu từ đâu?” đến việc có tài liệu rõ ràng, có thể sử dụng hỗ trợ cho việc bàn giao suôn sẻ, ít câu hỏi hơn, và các lập trình viên tự tin hơn.

Nếu bạn đang suy nghĩ về cách làm cho hệ thống của mình có thể mở rộng hơn — hãy xem xét bắt đầu từ cách bạn giải thích chúng.

Một số lưu ý và mẹo

• Tài liệu cần được cập nhật: Đảm bảo rằng tài liệu luôn được cập nhật để phản ánh các thay đổi trong mã nguồn và tính năng.
• Ghi chú rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi người có thể nắm bắt nhanh chóng.
• Khuyến khích phản hồi: Khuyến khích đội ngũ đưa ra phản hồi về tài liệu để cải thiện tính chính xác và hữu ích.

Những cạm bẫy thường gặp

• Thiếu sự hợp tác: Tài liệu có thể trở nên lỗi thời nếu không có sự hợp tác liên tục giữa lập trình viên và người viết kỹ thuật.
• Quá tải thông tin: Cung cấp quá nhiều thông tin trong tài liệu có thể gây nhầm lẫn. Cần có sự cân bằng hợp lý giữa chi tiết và sự dễ hiểu.

Kết luận

Có một người viết kỹ thuật trong đội ngũ của bạn không chỉ làm cho mọi thứ trở nên đẹp đẽ mà còn giúp cải thiện quy trình làm việc và gia tăng hiệu suất của cả đội. Hãy xem xét việc tích hợp một người viết kỹ thuật vào đội ngũ của bạn, ngay cả khi bạn là một đội nhỏ. Tài liệu tốt là nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Nếu bạn hoặc đội ngũ của bạn cần một người viết kỹ thuật, hãy liên hệ với tôi để thảo luận thêm.