Tối Ưu Hoá Ngày Làm Việc Với M365 Copilot

Giới Thiệu

Trong một chuyến đi làm gần đây, tôi nhận được bài viết từ bạn về chỉ số Xu Hướng Làm Việc có tiêu đề “Phân Tích Ngày Làm Việc Vô Hạn”. Khi đọc nghiên cứu này, tôi cảm thấy nó rất gần gũi. Ý tưởng về “ngày làm việc ba đỉnh” — nơi công việc kéo dài từ sáng đến tối — khiến tôi dừng lại và suy nghĩ: Nhịp điệu làm việc của tôi trông như thế nào?

Những Điểm Chính Từ Nghiên Cứu

Nghiên cứu chỉ ra rằng:

• Ngày làm việc hiện đại bị phân mảnh và kéo dài ra ngoài giờ làm việc truyền thống.
• Thời gian tập trung thường xuyên bị gián đoạn bởi các cuộc họp, tin nhắn và thông báo.
• Việc chuyển đổi ngữ cảnh và lịch trình kém góp phần vào sự mệt mỏi kỹ thuật số.
• Làm việc vào buổi tối và cuối tuần ngày càng trở nên phổ biến.
• AI có thể hỗ trợ — nhưng chỉ khi được kết hợp với thiết kế công việc có chủ đích.

Gợi Ý Để Suy Nghĩ

Lấy cảm hứng từ điều này, tôi quyết định tạo một prompt trong Copilot giúp mình hình dung ngày làm việc và xác định các rào cản. Dưới đây là prompt mà tôi đã xây dựng:

Bạn là Trợ Lý Điều Hành của tôi. Xin hãy tạo một tóm tắt công việc hàng tháng cho tháng 8 năm 2025.
📋 Phần 1: Tổng Quan Về Nhịp Điệu Công Việc (Chỉ Văn Bản)
Cung cấp một bảng markdown tóm tắt:
Tổng số email đã nhận, đã phản hồi và đã đánh dấu
Khối lượng tin nhắn Teams và 5 chủ đề hoạt động hàng đầu
Số lượng và thời gian các cuộc họp đã tham gia
Tài liệu được tạo hoặc chỉnh sửa trên Word, Excel, PowerPoint
Các nhiệm vụ đã hoàn thành, quá hạn và mới được giao trong Planner hoặc To Do
Thời gian tập trung trung bình hàng ngày so với thời gian họp
Mô hình làm việc ngoài giờ hoặc cuối tuần
Sau đó bao gồm hai phần danh sách:
🚧 Các Rào Cản Năng Suất
Xác định các gián đoạn lặp lại (ví dụ, cuộc họp chồng chéo, thông báo quá mức)
Nêu bật những ngày có lịch trình phân mảnh hoặc thời gian tập trung thấp
Phát hiện các nút thắt trong việc hoàn thành nhiệm vụ hoặc hợp tác
🎯 Đề Xuất Tối Ưu Hóa Tập Trung
Đề xuất 3 cách để cải thiện lịch trình của tôi cho công việc sâu
Gợi ý công cụ hoặc thói quen để giảm tiếng ồn kỹ thuật số
Nhấn mạnh cơ hội để nhóm các nhiệm vụ hoặc tinh giản các cuộc họp
📊 Phần 2: Thông Tin Hình Ảnh (Chỉ HTML)
Tạo một biểu đồ HTML có thể tải xuống bằng Plotly kết hợp:
Biểu đồ cột: Thời gian làm việc trung bình hàng ngày (dựa trên phản hồi đầu tiên và cuối cùng)
Biểu đồ đường: Tần suất chuyển đổi ngữ cảnh
Biểu đồ cột: Số giờ trung bình dành cho các cuộc họp Teams
Chú thích: Nhấn mạnh những ngày làm việc kéo dài và tác động đến năng suất

Điều Tôi Đã Học

Chạy prompt này qua Copilot đã giúp tôi có cái nhìn rõ ràng hơn về thói quen kỹ thuật số của mình. Tôi thấy rằng các cuộc họp thường tiêu tốn thời gian chính của tôi, việc chuyển đổi ngữ cảnh tăng cao giữa tuần, và ngày làm việc của tôi thường bắt đầu trước 8 giờ sáng và kết thúc sau 7 giờ tối. Đây là một cú gọi thức tỉnh — và là điểm khởi đầu để thiết kế lại lịch trình của tôi.

Các Bước Tiếp Theo

Đây lại là một cơ hội khác để tự động hóa. Việc lập lịch cho phiên prompt M365 giờ đã trở nên khả thi.

Quản Lý Lịch Đã Lên Lịch

Kết Luận

Blog này là một phần trong chuỗi bài viết về M365 Copilot của tôi, nơi tôi khám phá cách các prompt có thể thúc đẩy năng suất cá nhân và thay đổi tổ chức. Nếu bạn từng cảm thấy bị mắc kẹt trong vòng lặp công việc vô tận, tôi mời bạn thử nghiệm prompt này và suy ngẫm về nhịp điệu của chính mình.

Thực Hành Tốt Nhất

• Sử Dụng Copilot Thường Xuyên: Đặt ra các prompt thường xuyên để theo dõi thói quen làm việc.
• Phân Tích Dữ Liệu: Sử dụng dữ liệu từ Copilot để điều chỉnh lịch trình làm việc của bạn.

Những Cạm Bẫy Thường Gặp

• Lạm Dụng Cuộc Họp: Tránh tổ chức quá nhiều cuộc họp không cần thiết.
• Thiếu Thời Gian Tập Trung: Đảm bảo có thời gian không bị gián đoạn cho công việc sâu.

Mẹo Tăng Cường Hiệu Suất

• Lập Kế Hoạch Thời Gian Làm Việc: Phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ quan trọng.
• Giảm Thiểu Thông Báo: Tắt thông báo không cần thiết để tập trung hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp

1. M365 Copilot Là Gì?

M365 Copilot là một công cụ hỗ trợ AI giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường năng suất.

2. Làm Thế Nào Để Tạo Prompt Trong Copilot?

Bạn có thể tạo prompt bằng cách xác định rõ yêu cầu và mục tiêu công việc của mình.

3. Copilot Có Thể Giúp Tôi Như Thế Nào?

Copilot giúp bạn phân tích dữ liệu công việc, nhận diện rào cản và đề xuất giải pháp tối ưu.

Kết Nối Nội Bộ

Để tìm hiểu thêm về cách tối ưu hóa năng suất, hãy tham khảo bài viết này về các công cụ năng suất khác.