Giới thiệu
Bạn muốn đồng nghiệp phát huy hết khả năng của mình, đưa ra quyết định nhanh hơn và biến những sai lầm thành bài học thay vì điểm dừng? Để đạt được điều này, bạn cần hơn cả những ý định tốt đẹp và một vòng đánh giá hàng năm. Bạn cần một cuộc trò chuyện cụ thể, an toàn và có thể lặp lại, ngay cả khi nó trở nên căng thẳng. Đây chính là lý do mà việc đào tạo về cách đưa và nhận phản hồi trở nên cần thiết: bạn biến phản hồi thành thói quen, giúp cải thiện hiệu suất và mối quan hệ.
Tại sao phản hồi thường bị ngưng trệ
Nhiều nhóm vẫn gặp khó khăn trong việc đưa ra phản hồi do ba rào cản chính:
- Sự mơ hồ: Phản hồi thực sự là gì và cái gì không phải? Một ý kiến đơn giản, một mẹo hay nhận xét về tính cách của ai đó thường không giúp ích gì.
- Thiếu an toàn tâm lý: Mọi người lo lắng rằng việc “thành thật” sẽ có tác động tiêu cực đến họ, hoặc họ có thể bị coi là khó khăn.
- Thiếu nhịp điệu: Nếu không có thời điểm và ngôn ngữ cố định, phản hồi có thể bị lùi lại đến cuối cuộc họp hoặc biến mất trong các cuộc trò chuyện trực tuyến.
Đào tạo về phản hồi
Khóa đào tạo về cách đưa và nhận phản hồi sẽ giúp bạn vượt qua những rào cản này với các định nghĩa rõ ràng, kịch bản ngắn gọn và các thỏa thuận trong nhóm, giúp cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng và an toàn hơn.
Từ an toàn đến việc học
An toàn không phải là mục tiêu cuối cùng, mà là điều kiện để học hỏi. Trong các buổi đào tạo, bạn sẽ làm việc với ba khoảng trống cần lấp đầy: ngữ cảnh, hành vi và hiệu ứng. Khi bạn chỉ ra ngữ cảnh (“trong cuộc họp sprint review vào thứ Ba”), nói về hành vi có thể quan sát được (“bạn đã ngắt lời X ba lần”) và làm rõ hiệu ứng (“khiến quyết định bị trì hoãn”), cuộc trò chuyện trở nên cụ thể và ngắn gọn hơn.
Khung làm việc SBIN + CARE
Chúng tôi sử dụng một khung làm việc thực tế kết hợp những điều tốt nhất từ các mô hình nổi tiếng và đưa vào ngôn ngữ hàng ngày của bạn:
- SBIN (Tình huống - Hành vi - Tác động - Bước tiếp theo) giúp phản hồi trở nên rõ ràng: điều gì đã xảy ra, bạn thấy gì, hậu quả là gì và bước tiếp theo là gì?
- CARE (Kiểm tra - Kết nối - Hướng đi - Rõ ràng) là cơ sở cho cuộc trò chuyện: bạn kiểm tra sự đồng ý, kết nối với những gì người khác muốn đạt được, đưa ra một kỳ vọng cụ thể và làm rõ các thỏa thuận.
Ngôn ngữ hiệu quả trong tình huống căng thẳng
Giọng điệu có thể quyết định hiệu quả của phản hồi. Bắt đầu một cách trung lập, ngắn gọn và mời gọi: “Tôi có thể chia sẻ điều gì đó từ cuộc gọi sáng nay không?” (kiểm tra). Sau đó mô tả hành vi và tác động một cách cụ thể: “Bạn đã ngắt lời khách hàng hai lần; điều đó khiến quyết định không rõ ràng.” Kết thúc với bước tiếp theo: “Chúng ta có thể đồng ý rằng bạn sẽ tóm tắt trước và tôi sẽ đưa ra giá sau được không?” Trong khóa đào tạo, bạn sẽ khám phá cách mà những câu ngắn có thể nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện của bạn: chúng thân thiện, rõ ràng và có tính hành động.
Nhận phản hồi: Từ phản xạ đến lựa chọn
Không kém phần quan trọng là kỹ năng nhận phản hồi. Phản xạ của chúng ta thường là giải thích (“vâng, nhưng lúc đó bận”) hoặc phòng thủ (“đó là cách tôi là”). Nhận phản hồi là một kỹ năng: bạn hít thở, nói cảm ơn, đặt một câu hỏi làm rõ (“bạn thấy điều đó vào lúc nào?”) và tóm tắt những gì bạn đã học được. Trong khóa đào tạo, bạn sẽ thực hành điều này cho đến khi nó trở thành phản xạ tự nhiên, giúp đồng nghiệp thấy rằng sự cởi mở của bạn là có lợi.
Tổ chức làm việc đa dạng và áp lực: Rõ ràng là thân thiện hơn
Trong các tổ chức làm việc kết hợp, ngữ cảnh phi ngôn ngữ thường thiếu. Điều này yêu cầu các thỏa thuận rõ ràng hơn: ai nói trước, thời gian mỗi lượt là bao lâu, cách chúng ta quyết định và nơi nào chúng ta ghi lại? Trong các nhóm đa dạng, phong cách và tiêu chuẩn cũng khác nhau. Khóa đào tạo giúp bạn làm chủ việc micro-facilitation: mời gọi những tiếng nói lặng lẽ, biến sự khác biệt thành sản phẩm (“tôi nghe A và B; chúng ta thiếu dữ liệu gì để chọn?”) và thậm chí diễn đạt phản hồi trong các cuộc trò chuyện trực tuyến một cách quyết định. Kết quả: ít hiểu lầm hơn, nhiều sự bình đẳng hơn.
Viết: Email và biên bản có thể quyết định
Không phải tất cả phản hồi đều cần thực hiện trực tiếp. Đôi khi bạn muốn để lại dấu ấn hoặc làm việc với ai đó ở múi giờ khác. Hãy làm cho email của bạn có thể quyết định: đặt mục tiêu và hành động yêu cầu ở đầu, giới hạn nội dung trong năm điểm bullet với sự thật hoặc liên kết, và kết thúc với “ai-làm-gì-khi nào”. Bạn sẽ thực hành điều này trong khóa đào tạo: chỉnh sửa email và biên bản của chính mình ngay tại chỗ, để bạn cảm nhận được cách mà ngắn gọn và rõ ràng cũng có thể thân thiện.
Làm việc với diễn viên đào tạo: An toàn và chân thực
Nhiều người hỏi: “Có thể làm việc này mà không cần diễn xuất không?” Có, nhưng với diễn viên, bạn học nhanh hơn. Diễn viên mang đến một áp lực đủ để làm cho tình huống trở nên thực tế và sau đó huấn luyện bạn về thái độ, thời gian và lựa chọn từ ngữ. Trong một buổi chiều, bạn có thể ngăn chặn hàng tháng “giá như tôi đã làm khác”. Đây là một cách để tăng tốc mọi khóa đào tạo về cách đưa và nhận phản hồi: bạn sẽ rời khỏi không gian với những câu mà bạn sẽ sử dụng ngay hôm sau.
Quy trình làm việc tại Actprofessionals
Chúng tôi bắt đầu bằng việc tiếp nhận: mục tiêu, tình huống cụ thể và các nghi thức hiện có của bạn. Sau đó, sẽ diễn ra một buổi đào tạo kéo dài nửa ngày hoặc một ngày với phần giải thích ngắn gọn, nhiều thực hành và phản hồi ngay lập tức. Bạn sẽ làm việc với các trường hợp của riêng mình, không phải với những ví dụ chung chung. Sau hai đến bốn tuần, chúng tôi sẽ lên lịch một buổi kiểm tra: điều gì hiệu quả, điều gì cần điều chỉnh, và các chỉ số đang thay đổi như thế nào? Bằng cách này, khóa đào tạo không chỉ là một ngày đơn lẻ, mà là khởi đầu của một sự thay đổi văn hóa bền vững.
Câu hỏi thường gặp
- Điều này có phải không thật không? Không, nếu bạn sử dụng ngôn ngữ của mình. Chúng tôi cung cấp cho bạn các yếu tố cấu thành; bạn quyết định từ ngữ.
- Nếu mọi người không thích phản hồi thì sao? Bắt đầu với việc nhận: các nhà lãnh đạo hỏi trước, nói cảm ơn và cho thấy họ làm gì.
- Chúng ta sẽ thấy tác động trong bao lâu? Thường trong vòng hai đến bốn tuần: các cuộc họp ngắn hơn, email rõ ràng hơn và giảm thiểu các vấn đề tái diễn.
Kết luận: Rõ ràng là thân thiện
Một văn hóa làm việc mở không tự nhiên mà có; bạn xây dựng nó bằng những bước nhỏ và nhất quán. Với ngôn ngữ, cấu trúc và nghi thức đúng đắn, bạn có thể làm cho phản hồi trở nên nhỏ gọn, an toàn và hiệu quả. Actprofessionals giúp bạn thực hiện những bước đó với một khóa đào tạo về cách đưa và nhận phản hồi phù hợp với thực tiễn của bạn và mang lại lợi ích ngay lập tức cho hiệu suất, sự hợp tác và niềm vui khi làm việc cùng nhau. Bạn muốn biết điều này sẽ diễn ra như thế nào trong tổ chức của bạn? Chúng tôi rất vui lòng cùng bạn suy nghĩ.
Tài nguyên tham khảo
Lời khuyên và lưu ý quan trọng
- Luôn duy trì thái độ tích cực khi đưa ra phản hồi.
- Hãy nhớ rằng phản hồi là để cải thiện, không phải để chỉ trích.
- Thực hành thường xuyên để xây dựng thói quen tốt.
