Giới thiệu
Trong quản lý dự án, việc kiểm soát phạm vi dự án là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Theo tiêu chuẩn BABOK, phạm vi được định nghĩa là các giới hạn riêng biệt xác định rõ ràng những gì có trong và ngoài dự án. Để tránh tình trạng leo thang phạm vi (scope creep), cần phải nắm rõ nguyên nhân cũng như cách thức để kiểm soát.
1. Phạm Vi Leo Thang Là Gì?
Phạm vi leo thang là tình trạng thường xảy ra trong các dự án, khi các yêu cầu, nhiệm vụ hoặc sản phẩm không được dự kiến trước đó được thêm vào mà không có sự chấp thuận chính thức của khách hàng hoặc không cân nhắc đến các tác động về thời gian, chi phí và nguồn lực. Theo PMBOK, tình trạng này có thể gây ra áp lực lớn và làm cạn kiệt nguồn lực của dự án, dẫn đến những sự cố không mong muốn.
2. Nguyên Nhân Dẫn Đến Phạm Vi Leo Thang
- Cấu Trúc Phân Chia Công Việc Kém: Nếu phạm vi dự án không được xác định rõ ràng, có thể dẫn đến hiểu nhầm về yêu cầu và mục tiêu.
- Mục Tiêu Dự Án Mơ Hồ: Khi mục tiêu của dự án không được thể hiện rõ ràng, các bên liên quan sẽ có thể diễn giải khác nhau và gây áp lực để thêm tính năng không có trong kế hoạch.
- Quá Nhiều Người Quyết Định: Sự tham gia của nhiều bên liên quan có thể sinh ra sự xung đột và yêu cầu trái ngược nhau.
- Điều Kiện Thị Trường Thay Đổi: Các thay đổi ngoài mong đợi trong điều kiện thị trường có thể yêu cầu bổ sung tính năng không có trong kế hoạch.
- Không Có Quy Trình Kiểm Soát Thay Đổi: Thiếu một quy trình kiểm soát thay đổi có thể dẫn đến các thay đổi không được phê duyệt và ảnh hưởng đến dự án.
3. Tác Động Của Phạm Vi Leo Thang
- Vượt Ngân Sách: Các tính năng và yêu cầu bổ sung thường đòi hỏi thêm tài nguyên, làm tăng chi phí dự án.
- Áp Lực Về Nguồn Lực: Nhân viên trong đội có thể bị quá tải và dẫn đến tình trạng kiệt sức.
- Chất Lượng Dự Án Bị Ảnh Hưởng: Những thay đổi không được dự kiến có thể làm giảm chất lượng sản phẩm cuối cùng.
- Tiến Độ Bị Trì Hoãn: Các yêu cầu vượt giai đoạn khiến thời gian thực hiện kéo dài, có thể dẫn đến việc trễ hạn.
- Sự Không Hài Lòng Của Bên Liên Quan: Khi các kỳ vọng không được quản lý, có thể dẫn đến sự mất lòng tin giữa các bên liên quan.
4. Phương Pháp Giải Quyết Vấn Đề Phạm Vi Leo Thang
4.1. Xác Định Rõ Phạm Vi Dự Án
Phạm vi dự án cần phải được xác định rõ ràng và được tất cả các bên liên quan chấp thuận từ đầu. Quy trình thu thập yêu cầu kỹ lưỡng là rất quan trọng. Sử dụng các hội thảo hoặc khảo sát để đảm bảo hiểu biết chung và cụ thể.
4.2. Quản Lý Sự Thay Đổi Trong Dự Án
Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi có cấu trúc giúp định hướng rõ ràng cho việc có được sự đồng thuận về các thay đổi cần thiết.
4.3. Phân Tích Các Tác Động Xung Quanh
Đánh giá những tác động của các thay đổi do yêu cầu sẽ giúp quản lý ngân sách, lịch trình và nguồn lực một cách kéo dài.
4.4. Các Yêu Cầu Cần Ưu Tiên
Làm việc cùng các bên liên quan để phân loại và ưu tiên yêu cầu dựa trên giá trị kinh doanh và tính khả thi, từ đó quản lý kỳ vọng hiệu quả hơn.
4.5. Thường Xuyên Đánh Giá Tiến Độ Công Việc
Xem xét tiến độ dự án định kỳ nhằm phát hiện và giải quyết kịp thời các sai lệch. Điều này sẽ giúp đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
Kết Luận
Phạm vi leo thang là một thách thức lớn mà hầu hết các dự án gặp phải. Tuy nhiên, với các biện pháp rõ ràng và cách tiếp cận có hệ thống, bạn hoàn toàn có thể quản lý và kiểm soát tốt tình hình này. Hãy chủ động lên kế hoạch và thường xuyên theo dõi để đảm bảo sự thành công cho dự án của bạn!
Nguồn tham khảo: batimes.com
source: viblo
