Giới thiệu
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, chúng ta thường gặp phải một tình huống quen thuộc: cần phải hoàn toàn tuân thủ yêu cầu, nếu không sẽ bị loại ngay từ đầu. Câu nói “tuân thủ là vua” đã trở thành một câu châm ngôn phổ biến trong ngành. Trong hồ sơ yêu cầu đề xuất (RFP), khách hàng sẽ nêu rõ yêu cầu của họ, và nhiệm vụ của chúng ta là chứng minh cách mà chúng ta đáp ứng được những yêu cầu đó, thường bằng cách liệt kê các tính năng mà họ yêu cầu.
Vấn đề với Tuân Thủ
Vấn đề là điều này thường dẫn đến những tài liệu đấu thầu khá nhàm chán. Tất cả các đề xuất đều bắt đầu trông giống nhau. Nhưng đây là điều cần lưu ý: để chiến thắng, chúng ta cần phải nổi bật. Tuy nhiên, sự tuân thủ nghiêm ngặt thường để lại ít không gian cho sự khác biệt. Đây là một cuộc cân bằng khó khăn. Thực tế là nhiều người viết đấu thầu chọn cách an toàn, chấp nhận cứng nhắc với các câu hỏi, thường mô tả giải pháp của họ bằng một lượng lớn các thuật ngữ kỹ thuật và các từ viết tắt ba chữ cái (TLA).
Kết quả là gì? Những đề xuất đồng nhất, trong đó điểm khác biệt duy nhất trở thành – đúng vậy, bạn đã đoán ra – giá cả.
Cách Để Nổi Bật
Một số người viết đề xuất nhận thức được vấn đề này, vì vậy họ cố gắng làm phong phú thêm phản hồi của họ bằng cách sử dụng một chút ngôn ngữ tiếp thị như “chúng tôi là nhà cung cấp hàng đầu...” hay “giải pháp tiên tiến của chúng tôi...” và “chúng tôi có một lịch sử dài trong...”. Nhưng thường xuyên, điều đó chỉ làm mọi thứ tồi tệ hơn. Ngôn ngữ doanh nghiệp vô nghĩa. Thật khó chịu!
Từ góc độ viết, chìa khóa để làm cho tài liệu thực sự hấp dẫn là kết hợp các tính năng với lợi ích. Hãy nhớ rằng, lợi ích là những kết quả đến từ phía khách hàng, những gì họ thực sự nhận được. Hãy suy nghĩ theo cách: “bạn sẽ tiết kiệm được tới 23% chi phí bảo trì”, “giúp bạn mở rộng sự hiện diện tại thị trường Scandinavia”, hoặc “...giảm tải công việc của bạn khoảng 25%”. Lưu ý rằng từ “bạn” đã được sử dụng? Điều đó không phải là ngẫu nhiên. Dù hồ sơ của bạn có tuyệt vời hay phần mềm của bạn có hiện đại đến đâu, đó cũng chỉ là những tính năng khoe khoang, không phải lợi ích.
Bước Ra Khỏi Vùng An Toàn
Không ngạc nhiên khi hầu hết chúng ta thấy dễ dàng hơn khi nói về sản phẩm hoặc điểm mạnh của chính mình. Đó là những gì chúng ta biết rõ nhất, và điều đó mang lại cảm giác an toàn. Đó là vùng an toàn của chúng ta. Nhưng đây là điều cần lưu ý: để thực sự kết nối, chúng ta cần bước ra khỏi vùng an toàn của mình và bước vào vùng an toàn của khách hàng. Đó là nơi mà tác động thực sự xảy ra. Vì vậy, hãy tự tạo cho mình một cú đẩy nhỏ, nhận hỗ trợ từ đồng nghiệp bán hàng của bạn (đúng vậy, họ là chuyên gia khi nói đến vùng an toàn của khách hàng!), và xem xét hồ sơ đấu thầu tiếp theo của bạn không chỉ để tuân thủ, mà còn để có nhiều lợi ích rõ ràng, tập trung vào khách hàng.
Kết luận
Và lợi ích của việc làm tất cả những điều này? Bạn sẽ thắng nhiều hồ sơ đấu thầu hơn!
Thực hành tốt nhất
- Tập trung vào lợi ích: Luôn nhấn mạnh lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được thay vì chỉ liệt kê tính năng.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng: Tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật và từ viết tắt, điều này có thể làm khách hàng cảm thấy bối rối.
- Đưa ra các ví dụ thực tế: Cung cấp các trường hợp nghiên cứu thực tế để minh họa cho các lợi ích mà bạn đã đề cập.
Cạm bẫy phổ biến
- Quá chú trọng vào tuân thủ: Nhiều người viết đấu thầu chỉ tập trung vào việc tuân thủ yêu cầu mà không quan tâm đến việc làm nổi bật đề xuất.
- Sử dụng ngôn ngữ doanh nghiệp: Ngôn ngữ lặp đi lặp lại và vô nghĩa có thể làm giảm giá trị của đề xuất.
Mẹo hiệu suất
- Tối ưu hóa tài liệu: Sử dụng các công cụ để kiểm tra ngữ pháp và chính tả, đảm bảo tài liệu của bạn hoàn hảo về mặt ngôn ngữ.
- Thực hành thường xuyên: Viết nhiều hồ sơ đấu thầu và học hỏi từ phản hồi để cải thiện kỹ năng của bạn.
Giải quyết vấn đề
- Những câu hỏi thường gặp:
- Làm thế nào để biết được yêu cầu của khách hàng?: Hãy đọc kỹ RFP và nếu có thể, hãy hỏi thêm câu hỏi để làm rõ.
- Làm thế nào để tạo sự khác biệt cho đề xuất của mình?: Tập trung vào các lợi ích mà bạn có thể mang lại cho khách hàng và sử dụng các ví dụ thực tế để minh họa.
Tài nguyên tham khảo
Hy vọng rằng những mẹo và hướng dẫn này sẽ giúp bạn thoát khỏi bẫy tuân thủ và tạo ra những hồ sơ đấu thầu nổi bật hơn!
