Giới thiệu

Châu Phi sở hữu dân số trẻ và lớn thứ hai trên thế giới, trở thành thị trường tiềm năng cho thương mại điện tử. Sự gia tăng truy cập Internet do việc sử dụng smartphone ngày càng nhiều đã khiến cho mua sắm trực tuyến qua di động trở thành hình thức chính để người tiêu dùng mua sắm. Tuy nhiên, sự bùng nổ trong hoạt động kỹ thuật số này không chỉ mang lại cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nhỏ mà còn tạo ra nhiều thách thức, đặc biệt trong việc quản lý thanh toán xuyên biên giới và các tác vụ tài chính như lập hóa đơn.

Hóa đơn có thể đơn giản ban đầu, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng ra thị trường quốc tế, quy trình này nhanh chóng trở nên phức tạp. Việc chuyển đổi tiền tệ, biến động tỷ giá và các yêu cầu thuế khác nhau khiến một nhiệm vụ cơ bản trở thành quá trình đòi hỏi nhiều công sức hơn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách mở rộng hệ thống hóa đơn hiện tại của bạn để hỗ trợ các giao dịch xuyên biên giới. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách phát hiện tiền tệ của khách hàng tự động, tạo hóa đơn rõ ràng và tuân thủ quy định, cũng như đối chiếu thanh toán một cách chính xác.

Nền tảng thương mại điện tử là gì?

Nền tảng thương mại điện tử là các hệ thống trực tuyến cho phép doanh nghiệp mua và bán sản phẩm hoặc dịch vụ qua Internet. Chúng cung cấp các công cụ cần thiết để quản lý cửa hàng trực tuyến, giúp khách hàng dễ dàng duyệt các sản phẩm hoặc dịch vụ, chọn các biến thể như kích cỡ, màu sắc hay trọng lượng, và hoàn tất giao dịch một cách an toàn.

Những nền tảng này thường đi kèm với các tính năng tích hợp như danh sách sản phẩm, giỏ hàng, xử lý thanh toán, theo dõi đơn hàng và nhiều hơn nữa. Bằng cách xử lý các khía cạnh kỹ thuật, nhiều nền tảng thương mại điện tử cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập kỹ thuật và tập trung vào việc phát triển.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nền tảng thương mại điện tử mở ra những cơ hội mới. Không cần cửa hàng vật lý, doanh nghiệp có thể tiếp cận đối tượng rộng hơn, thực hiện bán hàng 24/7 và quản lý hoạt động hàng ngày hiệu quả hơn.

Khi bạn xem xét việc đưa doanh nghiệp của mình lên mạng, hãy nhớ rằng không phải tất cả các nền tảng thương mại điện tử đều giống nhau. Nền tảng phù hợp có thể giúp các hoạt động hàng ngày trở nên dễ dàng hơn, hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của bạn và phát triển cùng bạn theo thời gian. Dưới đây là một số tính năng quan trọng để tìm kiếm:

• Hệ thống danh sách sản phẩm: Tìm kiếm nền tảng cho phép bạn dễ dàng thêm, cập nhật hoặc xóa danh sách sản phẩm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu danh mục của bạn thay đổi thường xuyên hoặc nếu bạn thường xuyên chạy khuyến mãi và giảm giá.
• Theo dõi tồn kho: Bạn không muốn bị bất ngờ bởi tình trạng hàng tồn kho thấp. Chọn nền tảng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cho phép bạn đặt cảnh báo khi hàng tồn kho đang giảm, và gửi thông báo để bạn có thể bổ sung kịp thời.
• Trải nghiệm thanh toán và cổng thanh toán: Một nhà cung cấp thanh toán tốt nên cung cấp quy trình thanh toán mượt mà và hỗ trợ các phương thức thanh toán địa phương, như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, tiền di động, v.v., mà khách hàng của bạn có thể thích sử dụng.
• Phân tích và báo cáo: Bạn sẽ cần truy cập vào các số liệu quan trọng như đơn hàng hàng ngày, doanh thu và hành vi của khách hàng. Những thông tin này giúp bạn hiểu rõ điều gì đang hoạt động và nơi nào cần tập trung nỗ lực.
• Tùy chỉnh: Một nền tảng thương mại điện tử mạnh mẽ nên cho phép bạn tùy chỉnh hình thức và cảm nhận của cửa hàng. Các tính năng như trình chỉnh sửa kéo và thả, mẫu có sẵn, và công cụ xây dựng thương hiệu có thể giúp bạn tạo ra cửa hàng chuyên nghiệp mà không cần phải viết một dòng mã nào.

Những thách thức phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ gặp phải khi lập hóa đơn thương mại điện tử

Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải một số thách thức khi gửi và nhận hóa đơn qua các quốc gia khác nhau, điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng, dòng tiền và sự tuân thủ.

Dưới đây là một số thách thức mà doanh nghiệp gặp phải:

• Vấn đề về tiền tệ và tỷ giá: Tỷ giá thường xuyên biến động, khiến việc định giá hóa đơn chính xác bằng các loại tiền tệ khác nhau trở nên khó khăn. Nếu tỷ giá sử dụng quá cao hoặc quá thấp, có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc gây nhầm lẫn cho khách hàng.
• Quy định thuế phức tạp: Mỗi quốc gia có luật thuế riêng, chẳng hạn như VAT, GST và thuế nhập khẩu và xuất khẩu. Lỗi trong việc áp dụng các loại thuế này hoặc tuân thủ quy tắc lập hóa đơn có thể dẫn đến phạt tiền, thanh toán chậm hoặc thậm chí rắc rối pháp lý.
• Thanh toán chậm và thời gian giải quyết lâu: Các giao dịch quốc tế thường mất vài ngày để xử lý. Những sự chậm trễ này có thể gây cản trở quỹ và ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào thời gian quay vòng nhanh cho vốn lưu động.
• Tranh chấp về hóa đơn: Sự khác biệt về ngôn ngữ, điều khoản không rõ ràng hoặc hệ thống kế toán không tương thích có thể dẫn đến các hiểu lầm. Điều này có thể dẫn đến các khoản phí tranh chấp, yêu cầu hoàn tiền hoặc hoàn tiền mà tiêu tốn thời gian và tài nguyên.
• Rủi ro về bảo mật và gian lận: Thanh toán và giao dịch quốc tế là mục tiêu hấp dẫn cho các kẻ lừa đảo. Hóa đơn giả, email lừa đảo và các nỗ lực gian lận khác có thể dẫn đến mất mát quỹ và làm tổn hại đến danh tiếng của thương hiệu nếu khách hàng bị ảnh hưởng.

Hỗ trợ thanh toán khu vực trong hệ thống hóa đơn của bạn với Flutterwave

Để hỗ trợ các loại tiền tệ khu vực, bạn có thể tận dụng các API của Flutterwave để mở rộng hệ thống lập hóa đơn điện tử hiện tại của bạn bằng cách thực hiện các bước sau.

Lưu ý: Việc triển khai này sử dụng API v3 của Flutterwave.

Bước 1: Thiết lập nền tảng đa tiền tệ

Để bắt đầu, bạn cần tạo một nền tảng vững chắc cho tất cả các loại tiền tệ mà bạn muốn hỗ trợ.

// Khởi tạo các tiền tệ được hỗ trợ
const supportedCurrencies = [
    'NGN',
    'GHS',
    'KES',
    'UGX',
    'TZS',
    'RWF',
    'ZMW',
    'XOF',
    'XAF',
];

// Cấu hình cài đặt tiền tệ
const currencyConfig = {
    NGN: { symbol: '₦', decimal: 2, name: 'Naira Nigeria' },
    GHS: { symbol: '₵', decimal: 2, name: 'Cedi Ghana' },
    KES: { symbol: 'KSh', decimal: 2, name: 'Shilling Kenya' },
    // Thêm các loại tiền tệ khác nếu cần
};

Bước 2: Phát hiện và chọn tiền tệ thông minh

Giải pháp lập hóa đơn hiện đại cần phát hiện thông minh loại tiền tệ phù hợp dựa trên vị trí hoặc sở thích của khách hàng. Tính năng này giảm thiểu ma sát trong quy trình lập hóa đơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Bạn có thể sử dụng dữ liệu của khách hàng để xây dựng một hàm trợ giúp tự động phát hiện và chọn tiền tệ:

async function detectCustomerCurrency(customerData) {
    const countryToCurrency = {
        NG: 'NGN',
        GH: 'GHS',
        KE: 'KES',
        UG: 'UGX',
        TZ: 'TZS',
        RW: 'RWF',
        ZM: 'ZMW',
    };

    // Kiểm tra trước sở thích của khách hàng
    if (customerData.preferredCurrency) {
        return customerData.preferredCurrency;
    }

    // Sau đó kiểm tra địa chỉ thanh toán
    if (customerData.billingAddress && customerData.billingAddress.country) {
        return countryToCurrency[customerData.billingAddress.country] || 'USD';
    }

    // Mặc định theo loại tiền tệ cơ bản của doanh nghiệp
    return 'NGN';
}

Bước 3: Quản lý tỷ giá hối đoái theo thời gian thực

Tỷ giá thay đổi liên tục, và hệ thống lập hóa đơn của bạn cần phản ánh điều kiện thị trường hiện tại. Flutterwave cung cấp dữ liệu tỷ giá hối đoái theo thời gian thực mà bạn có thể tích hợp vào quy trình lập hóa đơn của mình.

async function getCurrentExchangeRate(fromCurrency, toCurrency, amount = 1) {
    const url = `https://api.flutterwave.com/v3/transfers/rates?amount=${amount}&source_currency=${fromCurrency}&destination_currency=${toCurrency}`;

    try {
        const response = await fetch(url, {
            method: 'GET',
            headers: {
                Authorization: 'Bearer YOUR_SECRET_KEY', // Thay thế bằng khóa bí mật thực tế của bạn
                'Content-Type': 'application/json',
                Accept: 'application/json',
            },
        });

        const json = await response.json();

        if (json.status === 'success') {
            return json.data.rate;
        } else {
            console.error('Lấy tỷ giá không thành công:', json.message);
        }
    } catch (error) {
        console.error('Lấy tỷ giá gặp lỗi:', error);
    }
}

Bước 4: Định dạng tiền tệ

Bạn muốn khách hàng thấy tiền tệ trong hóa đơn của họ dưới định dạng mà họ quen thuộc:

function formatCurrencyAmount(amount, currency) {
    const config = currencyConfig[currency];
    return new Intl.NumberFormat('en-US', {
        style: 'currency',
        currency: currency,
        minimumFractionDigits: config.decimal,
        maximumFractionDigits: config.decimal,
    }).format(amount);
}

Bước 5: Kết hợp mọi thứ — Tạo dữ liệu hóa đơn với các hàm trợ giúp

Để tạo hóa đơn hoạt động cho khách hàng ở các khu vực khác nhau, với các loại tiền tệ và định dạng khác nhau mà họ dễ hiểu, hãy sử dụng các hàm trợ giúp để tạo dữ liệu cần thiết như dưới đây:

import { v4 as uuidv4 } from 'uuid'; // cài đặt gói UUID (npm install uuid)

async function generateInvoice(invoiceData) {
    const customerCurrency = await detectCustomerCurrency(invoiceData.customer);
    const baseCurrency = invoiceData.business.baseCurrency || 'NGN';

    let invoicePayload = {
        tx_ref: `INV-${Date.now()}-${uuidv4()}`,
        amount: invoiceData.amount,
        currency: customerCurrency,
        customer: {
            email: invoiceData.customer.email,
            name: invoiceData.customer.name,
            phone_number: invoiceData.customer.phone,
        },
        meta: {
            consumer_id: invoiceData.customer.id,
            business_id: invoiceData.business.id,
        },
        customizations: {
            title: invoiceData.business.name,
            description: invoiceData.description,
            logo: invoiceData.business.logo,
        },
    };

    // Thêm thông tin tỷ giá và số tiền đã định dạng
    if (customerCurrency !== baseCurrency) {
        const exchangeRate = await getCurrentExchangeRate(
            baseCurrency,
            customerCurrency
        );

        if (!exchangeRate || isNaN(exchangeRate)) {
            throw new Error('Không thể lấy tỷ giá');
        }

        const baseAmount = parseFloat(
            (invoiceData.amount / exchangeRate).toFixed(2)
        );

        invoicePayload.meta.exchange_rate = exchangeRate;
        invoicePayload.meta.base_currency = baseCurrency;
        invoicePayload.meta.base_amount = baseAmount;
        invoicePayload.meta.base_amount_formatted = formatCurrencyAmount(
            baseAmount,
            baseCurrency
        );
    }

    // Tùy chọn: số tiền đã định dạng cho hiển thị của khách hàng
    invoicePayload.meta.amount_formatted = formatCurrencyAmount(
        invoiceData.amount,
        customerCurrency
    );

    return invoicePayload;
}

Ngoài vấn đề về tỷ giá hối đoái theo thời gian thực khi lập hóa đơn xuyên biên giới, một thách thức khác mà bạn sẽ gặp phải là việc thu thập và đối chiếu thanh toán. Khi bạn điều hành một doanh nghiệp đa tiền tệ, bạn cần một hệ thống báo cáo tài chính rõ ràng theo dõi hiệu suất qua các loại tiền tệ khác nhau trong khi vẫn cung cấp cái nhìn tổng hợp để đưa ra quyết định tốt hơn. Flutterwave có thể giúp bạn với điều đó.

Flutterwave hoạt động tại hơn 34 quốc gia và tuân thủ các quy định quan trọng, bao gồm PCI-DSS cho giao dịch thẻ và các luật chống rửa tiền (AML) địa phương. Nó cũng hỗ trợ Xác thực Khách hàng Mạnh (SCA), mã hóa và tokenization. Điều này có nghĩa là các giao dịch của bạn vẫn an toàn mà không làm tăng độ phức tạp của mã, giúp bạn dễ dàng nhận được thanh toán ở các quốc gia khác.

Khi nói đến việc quản lý thu thập thanh toán, Flutterwave mang đến cho bạn một môi trường kiểm soát nơi bạn có thể đối chiếu thanh toán theo thời gian thực bằng cách sử dụng tài khoản ảo. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo hai loại tài khoản ảo:

• Tài khoản ảo tạm thời: Một tài khoản tạm thời thường được sử dụng cho các giao dịch một lần. Nó chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định hoặc cho đến khi thanh toán được hoàn tất.
• Tài khoản ảo tĩnh: Một tài khoản lâu dài lý tưởng cho các khoản thanh toán định kỳ như đăng ký.

Bằng cách chọn loại tài khoản ảo phù hợp, bạn có thể khớp phương thức thu thập thanh toán của mình với mô hình kinh doanh, tạo ra hoạt động mượt mà hơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Kết luận

Khả năng lập hóa đơn đa tiền tệ mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ tại Châu Phi mở rộng ra khu vực và cạnh tranh trên các thị trường lớn hơn. Khi hạ tầng thanh toán tiếp tục phát triển trên khắp lục địa, các doanh nghiệp có hệ thống lập hóa đơn linh hoạt sẽ được định vị tốt hơn để nắm bắt các cơ hội mới. Với các API của Flutterwave, bạn có thể xây dựng các hệ thống trực quan làm cho việc lập hóa đơn đa tiền tệ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Tài nguyên tham khảo

• API tỷ giá hối đoái
• API tài khoản ảo của Flutterwave