Giới Thiệu
Khi bạn nhìn vào bảng Zenhub của nhóm vào cuối một sprint và cảm thấy: "Tại sao nhóm dường như không làm được gì?", bạn không đơn độc. Thực tế, vấn đề không nằm ở việc nhóm đang lười biếng, mà là công việc vô hình đang chiếm lĩnh.
Công Việc Vô Hình Là Gì?
Công việc vô hình là bất kỳ nỗ lực nào không xuất hiện trên bảng của bạn nhưng vẫn tiêu tốn thời gian và năng lượng:
- Những yêu cầu nhanh trên Slack có thể kéo dài thành hàng giờ.
- Việc sửa lỗi mà không được ghi nhận.
- Giúp đội khác giải quyết vấn đề.
- Các cuộc họp ad-hoc, cuộc gọi hỗ trợ, hoặc những nhiệm vụ "chỉ năm phút".
Tất cả những điều này không xấu — thực tế, chúng thường rất quan trọng. Nhưng khi không được theo dõi, tốc độ làm việc, biểu đồ burndown, và các ước tính của bạn sẽ hoàn toàn sai lệch.
Tại Sao Điều Này Quan Trọng
Công việc vô hình gây hại cho nhóm của bạn theo hai cách chính:
- Ước tính sai – Sprint tiếp theo có thể cho thấy bạn đang hoạt động kém vì không tính toán cho những nhiệm vụ bổ sung này.
- Tâm lý giảm sút – Nhóm cảm thấy họ đang làm việc rất nhiều, nhưng bảng (và lãnh đạo) lại nói ngược lại.
Khoảng cách này tạo ra căng thẳng và làm khó khăn cho việc lập kế hoạch thực tế.
Cách Làm Cho Công Việc Vô Hình Trở Nên Rõ Ràng Trong Zenhub
Dưới đây là ba cách mà tôi đã giải quyết vấn đề này sau hơn 100 sprint:
✅ Tạo một pipeline “Công việc không dự kiến”
Bất cứ khi nào có điều gì đó xảy ra giữa chừng, hãy ghi lại nó ở đây. Trong buổi retro, bạn có thể định lượng bao nhiêu công việc không dự kiến đã xảy ra trong mỗi sprint.
✅ Thêm một vấn đề “Hỗ trợ & Gián đoạn”
Đối với các đội thường xuyên bị kéo vào Slack hoặc họp, hãy tạo một vấn đề lặp lại mỗi sprint. Thêm ước tính cho thời gian dự kiến sẽ tiêu tốn.
✅ Theo dõi retro
Sử dụng buổi retro để hỏi: “Chúng ta đã làm gì trong sprint này mà không có trong bảng?” Sau đó ghi lại những nhiệm vụ đó trước khi hoàn tất.
Một Cách Tiến Bộ Tốt Hơn
Sự thật là: công việc vô hình sẽ luôn tồn tại. Nhưng khi bạn thừa nhận, theo dõi và đưa nó vào kế hoạch, nhóm của bạn sẽ trở nên thực tế hơn rất nhiều.
Thay vì bị coi là “chậm”, bạn đơn giản là thành thật về nơi thời gian đã đi.
💡 Để giúp với điều này, tôi đã tạo ra một Danh sách Kiểm tra Scrum Master miễn phí mà bạn có thể sử dụng để theo dõi lập kế hoạch sprint, các cuộc họp hàng ngày, và retro — để công việc vô hình không bị bỏ qua.
👉 Tải Danh sách Kiểm tra miễn phí tại đây
Thực Hành Tốt Nhất
- Theo dõi công việc không dự kiến: Ghi lại tất cả các nhiệm vụ không dự kiến trong một bảng riêng để dễ dàng theo dõi và báo cáo.
- Duy trì giao tiếp rõ ràng: Đảm bảo toàn bộ nhóm hiểu và ghi nhận những nỗ lực không được lên kế hoạch.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ như Zenhub để ghi lại và theo dõi công việc vô hình.
Cạm Bẫy Thường Gặp
- Bỏ qua việc ghi chép: Nếu không ghi lại công việc vô hình, bạn sẽ không thể phản ánh chính xác hiệu suất nhóm.
- Thiếu sự cộng tác: Không có sự giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm có thể dẫn đến hiểu lầm về khối lượng công việc.
Mẹo Tăng Cường Hiệu Suất
- Đặt thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ không dự kiến: Hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong sprint để xử lý các công việc không dự kiến.
- Phân tích hiệu suất định kỳ: Thực hiện các phân tích định kỳ về công việc vô hình để cải thiện kế hoạch trong tương lai.
Khắc Phục Vấn Đề
Nếu bạn nhận thấy công việc vô hình ảnh hưởng lớn đến nhóm, hãy:
- Tổ chức các buổi họp để thảo luận về những khó khăn mà nhóm gặp phải.
- Tạo một bảng theo dõi công việc vô hình để nhóm có thể cập nhật liên tục.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
- Công việc vô hình có thể được ghi nhận như thế nào?
Bạn có thể tạo các vấn đề trong Zenhub để ghi lại các nhiệm vụ không dự kiến và theo dõi chúng. - Làm thế nào để cải thiện tâm lý nhóm khi có công việc vô hình?
Ghi nhận và thảo luận về công việc này trong các buổi họp để mọi người cảm thấy được đánh giá cao.
Kết Luận
Công việc vô hình là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của nhóm phát triển. Bằng cách thừa nhận và theo dõi nó, bạn có thể cải thiện kế hoạch và hiệu suất của nhóm, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Hãy chia sẻ những trải nghiệm của bạn về công việc vô hình trong nhóm và cùng nhau thảo luận để cải thiện hơn nữa!
👉 Chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
