Hướng Dẫn Toàn Diện Về Tích Hợp Salesforce và SharePoint

Salesforce và SharePoint được xem là hai công cụ mạnh mẽ nhất trong việc quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý tài liệu, tương ứng. Khi Salesforce nổi bật trong việc quản lý tương tác với khách hàng, SharePoint lại được sử dụng phổ biến cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn. Việc tích hợp hai nền tảng này có thể tối ưu hóa quản lý tài liệu, nâng cao khả năng hợp tác và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp tích hợp khác nhau, các quy tắc tốt nhất và các yếu tố quan trọng để thiết lập kết nối giữa Salesforce và SharePoint một cách suôn sẻ.

Tại Sao Cần Tích Hợp Salesforce Với SharePoint?

Những Thách Thức Phổ Biến Khi Không Tích Hợp

• Lưu Trữ Trùng Lặp: Người dùng sẽ phải tải lên tài liệu thủ công trên cả hai nền tảng, gây ra tình trạng trùng lặp.
• Vấn Đề Về Quyền Truy Cập: Đội ngũ bán hàng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm phiên bản mới nhất của tài liệu quan trọng.
• Rủi Ro Về Tuân Thủ: Lưu trữ dữ liệu không tổ chức có thể dẫn đến vi phạm an ninh và tuân thủ pháp lý.
• Thiếu Hợp Tác: Các nhóm làm việc trong các hệ thống khác nhau khó khăn trong việc chia sẻ tệp một cách hiệu quả.

Lợi Ích Kinh Doanh Của Việc Tích Hợp

• Quản Lý Tài Liệu Tập Trung: Lưu trữ tất cả các tệp tài liệu trên SharePoint và truy cập trực tiếp từ Salesforce.
• Năng Suất Tăng Cao: Người dùng có thể đính kèm tài liệu vào các bản ghi Salesforce mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.
• Bảo Mật và Tuân Thủ Nâng Cao: Quản lý quyền truy cập trong SharePoint trong khi kiểm soát quyền truy cập từ Salesforce.
• Tiết Kiệm Chi Phí: Giảm chi phí lưu trữ bằng cách chuyển tải tài liệu từ Salesforce sang SharePoint.

Các Phương Pháp Tích Hợp Salesforce Với SharePoint

1. Tích Hợp Tự Nhiên Với Salesforce Files Connect

Salesforce Files Connect là một giải pháp sẵn có cho phép người dùng truy cập các tài liệu SharePoint từ Salesforce mà không bị trùng lặp dữ liệu. Cách Thiết Lập Salesforce Files Connect:

1. Kích Hoạt Files Connect Trong Salesforce: Truy cập vào Setup → Files Connect và kích hoạt tính năng này. Đảm bảo rằng người dùng có quyền truy cập cần thiết.
2. Cấu Hình Xác Thực: Chọn Nhà Cung Cấp Xác Thực OAuth cho SharePoint và tạo một nhà cung cấp xác thực mới trong Salesforce.
3. Kết Nối Salesforce Với SharePoint: Cung cấp URL SharePoint và cấu hình quyền truy cập. Thiết lập các nguồn dữ liệu bên ngoài trong Salesforce.
4. Gán Quyền Cho Người Dùng: Định nghĩa quyền truy cập cho các hồ sơ Salesforce có liên quan.
5. Sử Dụng Files Connect Trong Salesforce: Đính kèm các tệp SharePoint vào các bản ghi Salesforce mà không cần tải xuống.

2. Các Công Cụ Tích Hợp Bên Thứ Ba

Nếu bạn cần chức năng tiên tiến hơn ngoài Files Connect, các giải pháp trung gian bên thứ ba cung cấp tích hợp liền mạch. Một Số Công Cụ Tích Hợp Bên Thứ Ba Phổ Biến:

• Zapier: Tự động hóa các quy trình làm việc bằng cách kích hoạt hành động SharePoint từ các sự kiện Salesforce.
• MuleSoft (Anypoint Platform): Cung cấp tích hợp dựa trên API mạnh mẽ cho các doanh nghiệp lớn.
• Informatica Cloud: Cung cấp đồng bộ hóa dữ liệu giữa Salesforce và SharePoint.
• Dell Boomi: Cung cấp giải pháp tích hợp mã thấp cho các ứng dụng doanh nghiệp. Các Bước Sử Dụng Middleware:

1. Chọn Công Cụ Middleware: Đánh giá các tính năng, giá cả và khả năng mở rộng.
2. Cấu Hình APIs và Webhooks: Xác thực và kết nối Salesforce với SharePoint. Định nghĩa các hành động kích hoạt.
3. Kiểm Tra Tích Hợp: Chạy các trường hợp thử nghiệm để xác minh luồng dữ liệu.
4. Triển Khai và Giám Sát: Thiết lập nhật ký lỗi và cảnh báo cho các lỗi tích hợp.

3. Tích Hợp Dựa Trên API Tùy Chỉnh

Đối với các doanh nghiệp yêu cầu tùy chỉnh sâu, việc xây dựng tích hợp tùy chỉnh sử dụng API là một giải pháp linh hoạt. Các Bước Tích Hợp Tùy Chỉnh:

1. Sử Dụng Salesforce REST API: Lấy các bản ghi từ Salesforce và liên kết chúng với các tài liệu SharePoint.
2. Sử Dụng SharePoint APIs (Microsoft Graph API): Tải lên, lấy và quản lý các tệp một cách lập trình.
3. Phát Triển Ứng Dụng Middleware: Một middleware tùy chỉnh có thể hỗ trợ giao tiếp giữa cả hai nền tảng.
4. Tự Động Hóa Đồng Bộ Tệp: Thực hiện các công việc nền để đồng bộ hóa các bản ghi Salesforce với các tệp SharePoint.
5. Đảm Bảo An Ninh Cho Tích Hợp: Sử dụng mã hóa SSL/TLS cho truyền dữ liệu.

Các Tính Năng và Chức Năng Chính Của Hệ Thống Tích Hợp

• Truy Cập Tài Liệu SharePoint Từ Salesforce: Người dùng có thể mở, chỉnh sửa và chia sẻ các tệp lưu trữ trong SharePoint trực tiếp từ Salesforce.
• Tự Động Đồng Bộ Tệp: Đảm bảo rằng các cập nhật trong SharePoint được phản ánh trong Salesforce.
• Kiểm Soát Quyền Nâng Cao: Giữ nguyên các cài đặt bảo mật của SharePoint trong khi cấp quyền cho người dùng Salesforce.
• Tìm Kiếm và Gán Thẻ Metadata: Cho phép người dùng Salesforce tìm kiếm tài liệu SharePoint dựa trên metadata.
• Hợp Tác Theo Thời Gian Thực: Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa và cập nhật tài liệu đồng thời.

Các Quy Tắc Tốt Nhất Để Tích Hợp Thành Công

1. Đảm Bảo An Ninh Dữ Liệu và Tuân Thủ

• Sử dụng Kiểm Soát Quyền Truy Cập Dựa Trên Vai Trò (RBAC) để hạn chế quyền truy cập tài liệu.
• Kích hoạt Nhật Ký Kiểm Toán để theo dõi các sửa đổi tài liệu.
• Tuân thủ các Tiêu Chuẩn Tuân Thủ như GDPR, HIPAA và ISO 27001.
• Mã hóa Dữ Liệu cả trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ.

2. Tối Ưu Hóa Trải Nghiệm Người Dùng

• Cung cấp Đăng Nhập Một Lần (SSO) để đơn giản hóa quá trình xác thực.
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các tính năng tích hợp một cách hiệu quả.
• Tạo các bảng điều khiển thân thiện với người dùng để cải thiện khả năng điều hướng.

3. Bảo Trì và Cập Nhật Tích Hợp

• Thực hiện các kiểm tra sức khỏe hệ thống định kỳ để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
• Cập nhật cài đặt tích hợp khi Salesforce hoặc SharePoint nhận được các bản cập nhật lớn.
• Tự động giám sát để phát hiện và giải quyết các lỗi tích hợp ngay lập tức.

Kết Luận

Việc tích hợp Salesforce với SharePoint không chỉ nâng cao khả năng hợp tác mà còn cải thiện khả năng truy cập tài liệu và giảm chi phí lưu trữ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn từ các giải pháp tự nhiên như Files Connect, các công cụ middleware bên thứ ba, hoặc tích hợp dựa trên API tùy chỉnh tùy theo nhu cầu của họ. Bằng cách tuân theo các quy tắc tốt nhất và đảm bảo tuân thủ an ninh, tổ chức sẽ đạt được một tích hợp liền mạch và hiệu quả, thúc đẩy năng suất và tăng trưởng kinh doanh. Các Bước Tiếp Theo: Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp để xác định phương pháp tích hợp tốt nhất. Thực hiện một tích hợp thử nghiệm và thu thập phản hồi từ người dùng. Tối ưu hóa và mở rộng tích hợp để đạt được hiệu quả tối đa. Nhờ vào việc sử dụng các công cụ và chiến lược đúng đắn, tổ chức của bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của việc tích hợp Salesforce và SharePoint, đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và quản lý dữ liệu hiệu quả.
source: viblo