Giới thiệu

Trong vai trò là kỹ sư và nhà phân tích, chúng ta thường dành nhiều thời gian để xây dựng bảng điều khiển, đường ống dữ liệu và báo cáo. Nhưng sự thật không thoải mái mà tôi đã học được là:

📊 Ngay cả bảng điều khiển đẹp nhất cũng có thể thất bại.

Tại sao? Bởi vì nếu khán giả không biết phải làm gì với nó, những thông tin đó sẽ trở nên vô nghĩa.

Tôi đã gặp tình huống này nhiều lần — làm bóng bẩy bảng điều khiển, gửi đi và sau đó bị hỏi: “Tuyệt đấy, nhưng… giờ thì sao?”

Và đó là lúc tôi bắt đầu áp dụng khung Who, What, How (từ cuốn sách Storytelling with Data). Đơn giản nhưng rất mạnh mẽ.

1. Ai (Who)

Hãy rõ ràng về khán giả của bạn. Liệu đó có phải là một giám đốc tài chính đang đưa ra quyết định ngân sách? Một quản lý sản phẩm đang ưu tiên một tính năng? Hay một kỹ sư khác đang khắc phục hiệu suất? Mỗi người cần một góc nhìn khác nhau.

2. Gì (What)

Luôn gắn dữ liệu với một hành động. Đừng chỉ hiển thị rằng tỷ lệ rời bỏ người dùng đã tăng — hãy đưa ra khuyến nghị về những gì cần làm. Quyết định, phê duyệt, đầu tư, hỗ trợ — hãy biến nó trở nên có thể hành động được.

3. Thế nào (How)

• Chọn kênh phù hợp:
  • Bài thuyết trình trực tiếp: giọng nói của bạn mang lại sắc thái.
  • Tài liệu/email viết: nhiều chi tiết hơn, nhưng ít kiểm soát hơn.
  • Slideument: sự kết hợp của cả hai, thường bị lạm dụng.

Và đừng đánh giá thấp âm điệu: khẩn cấp, ăn mừng hay khám phá đều có sự khác biệt.

Công Cụ Để Cấu Trúc Câu Chuyện Của Bạn

1. Câu Chuyện 3 Phút: Nếu bạn không thể giải thích nó trong 3 phút, có lẽ bạn không hiểu đủ sâu. Điều này buộc bạn phải tinh chế bản chất của vấn đề.

2. Ý Tưởng Lớn: Viết một câu kết hợp quan điểm độc đáo của bạn + điều gì đang gặp rủi ro. Điều đó trở thành điểm neo cho câu chuyện của bạn.

3. Storyboard: Đừng mở PowerPoint đầu tiên. Sử dụng giấy, bảng trắng hoặc Post-it để bố trí dòng chảy. Điều này tiết kiệm thời gian và nhận được sự đồng thuận của các bên liên quan trước khi bạn đầu tư quá nhiều vào các slide.

Tại Sao Điều Này Quan Trọng Đối Với Các Nhà Phát Triển

Chúng ta thường nghĩ rằng giao tiếp là “thêm vào”. Nhưng nếu công việc của chúng ta không thúc đẩy quyết định, thì chỉ là những con số trên màn hình. Bằng cách làm rõ Ai, Gì và Thế nào, tôi đã thấy công việc của mình được áp dụng nhanh chóng hơn và các cuộc trò chuyện chuyển từ “thú vị” sang “quyết định”.

Thực Hành Tốt Nhất

• Thấu hiểu khán giả: Luôn nhớ rằng mỗi người có một cách tiếp cận khác nhau.
• Đưa ra hành động cụ thể: Đừng chỉ nêu vấn đề, mà hãy đưa ra giải pháp.

Cạm Bẫy Thường Gặp

• Không xác định đúng khán giả: Khi không hiểu rõ ai là người nhận thông tin, dễ dẫn đến việc giao tiếp không hiệu quả.
• Thiếu hành động cụ thể: Chỉ đưa ra dữ liệu mà không có khuyến nghị sẽ không làm cho thông tin trở nên hữu ích.

Mẹo Tăng Cường Hiệu Suất

• Tập trung vào thông điệp chính: Đảm bảo rằng thông điệp của bạn không bị loãng bởi thông tin không cần thiết.
• Thực hành trước khi trình bày: Điều này giúp bạn tự tin hơn và giảm thiểu lỗi.

Giải Quyết Vấn Đề

• Đối phó với câu hỏi khó: Chuẩn bị trước cho những câu hỏi khó và có thể thực hiện một cuộc thảo luận sâu hơn nếu cần.
• Nhận phản hồi: Sau mỗi buổi thuyết trình, hãy thu thập phản hồi để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn.

Kết Luận

Giao tiếp không chỉ là một phần bổ sung trong công việc của chúng ta, mà là một yếu tố quyết định để thành công. Hãy bắt đầu áp dụng khung Who, What, How ngay hôm nay để nâng cao khả năng giao tiếp và giúp công việc của bạn trở nên có giá trị hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Khung Who, What, How là gì?
   Khung này giúp bạn xác định khán giả, hành động cần thực hiện và cách trình bày thông tin.
2. Tại sao giao tiếp lại quan trọng?
   Giao tiếp hiệu quả giúp thúc đẩy quyết định và tăng cường sự hiểu biết giữa các bên liên quan.
3. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
   Thực hành thường xuyên, tìm kiếm phản hồi và điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn.

Hãy bắt đầu cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn ngay hôm nay để thúc đẩy sự nghiệp phát triển hơn nữa!