Quản lý Người dùng và Quyền truy cập trong Odoo (Dành cho Quản trị viên mới)

Khi bạn lần đầu thiết lập Odoo cho công ty của mình, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất với vai trò quản trị viên là kiểm soát ai có quyền truy cập vào cái gì. Quản lý người dùng Odoo đúng cách đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo mật, nhân viên làm việc hiệu quả và người dùng bên ngoài như khách hàng hoặc nhà cung cấp có thể tương tác với hệ thống mà không làm lộ thông tin nhạy cảm. Odoo cung cấp một cách linh hoạt nhưng có cấu trúc để quản lý người dùng, quyền truy cập và khả năng hiển thị dữ liệu thông qua các công cụ tích hợp. Bài viết này sẽ giải thích cách các công cụ này hoạt động và cung cấp các bước thực tế để giúp các quản trị viên mới quản lý quyền truy cập một cách tự tin.

Hiểu biết về Các loại Người dùng trong Odoo

Odoo phân loại người dùng thành ba loại chính:

• Người dùng nội bộ: Đây là nhân viên hoặc thành viên trong nhóm của bạn, những người đăng nhập vào backend để sử dụng các ứng dụng Odoo như Bán hàng, Tồn kho, Kế toán hoặc Dự án. Mỗi người dùng nội bộ tiêu tốn một giấy phép.

• Người dùng Portal: Đây là những người dùng bên ngoài, thường là khách hàng hoặc nhà cung cấp, những người có thể đăng nhập vào cổng của họ để xem báo giá, hóa đơn, vé hoặc nhiệm vụ dự án của riêng họ. Họ không thể truy cập backend của bạn nhưng có thể xem thông tin tự phục vụ.

• Người dùng Công khai: Đây là hồ sơ người dùng chung mặc định mà các khách truy cập ẩn danh sử dụng khi duyệt website hoặc trang thương mại điện tử của bạn. Nó không được quản lý như một người dùng thông thường.

Sự phân chia này đảm bảo rằng mỗi loại người dùng nhận được mức độ truy cập phù hợp tùy thuộc vào vai trò của họ. Ví dụ, một kế toán nên có thể đăng nhập các bút toán nhật ký, nhưng một khách hàng chỉ nên thấy hóa đơn của họ.

Quyền Truy cập và Nhóm Bảo mật

Bảo mật của Odoo dựa trên vai trò. Thay vì cấp quyền từng cái một, bạn thêm người dùng vào các nhóm bảo mật đại diện cho các vai trò bên trong mỗi ứng dụng. Ví dụ, trong Bán hàng bạn có thể có “Người dùng Bán hàng (chỉ tài liệu của riêng họ)” hoặc “Quản lý Bán hàng (tất cả tài liệu) và một Quản trị viên.” Các nhóm này tự động cấp quyền cho các menu, tính năng và thao tác.

Quyền truy cập trong Odoo hoạt động ở các cấp độ khác nhau:

• Danh sách Kiểm soát Truy cập (ACLs): Những điều này quyết định liệu một nhóm người dùng có thể tạo, đọc, viết hoặc xóa một mô hình cụ thể (ví dụ: hóa đơn, sản phẩm, nhiệm vụ) hay không. Nếu ACL không cho phép, hành động sẽ bị chặn.

• Quy tắc Ghi: Những quy tắc này tinh chỉnh thêm khả năng hiển thị ở mức bản ghi. Ví dụ, người dùng bán hàng có thể chỉ thấy các đơn hàng mà họ đã tạo, trong khi các quản lý có thể thấy tất cả các đơn hàng bán (trong một số trường hợp, người dùng cần được sự chấp thuận từ quản trị viên để tiếp tục).

Một nguyên tắc quan trọng là quyền truy cập là cộng dồn. Nếu một người dùng thuộc nhiều nhóm, hệ thống sẽ cộng dồn các quyền của họ. Đó là lý do tại sao việc phân bổ nhóm cẩn thận là rất quan trọng; việc thêm những nhóm không cần thiết có thể vô tình mở ra quyền truy cập nhiều hơn mong muốn.

Thêm và Quản lý Người dùng

Với tư cách là một quản trị viên mới, bạn sẽ dành thời gian để tạo người dùng và điều chỉnh vai trò của họ. Dưới đây là quy trình từng bước:

1. Chuyển tới Cài đặt → Người dùng & Công ty → Người dùng. Nhấp vào Mới để thêm một người dùng mới.

2. Điền thông tin cơ bản như tên người dùng, địa chỉ email, và chọn xem họ là người dùng nội bộ hay người dùng portal.

3. Cấu hình quyền truy cập. Ở tab “Quyền truy cập”, bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng. Đối với mỗi ứng dụng đã cài đặt, hãy chỉ định vai trò phù hợp - chẳng hạn như “Người dùng”, “Quản lý” hoặc “Quản trị viên.”

4. Gán công ty. Trong môi trường đa công ty, hãy xác định công ty nào người dùng có thể truy cập và đặt công ty mặc định của họ.

5. Lưu và gửi quyền truy cập. Odoo tự động gửi một email mời để người dùng có thể đặt lại mật khẩu và đăng nhập.

Nếu bạn cần đặt lại mật khẩu, bạn có thể làm điều đó trực tiếp từ mẫu người dùng bằng cách sử dụng tùy chọn Đổi mật khẩu.

Làm việc với Người dùng Portal

Quyền truy cập portal là một tính năng mạnh mẽ cho dịch vụ khách hàng. Thay vì gửi hóa đơn hoặc cập nhật dự án qua email, bạn có thể mời các liên hệ tham gia vào portal. Họ sẽ đăng nhập bằng email của họ và chỉ thấy các tài liệu liên quan đến họ - chẳng hạn như đơn hàng, hóa đơn, vé hỗ trợ hoặc bảng chấm công của họ.

Để cấp quyền truy cập portal, mở hồ sơ liên hệ, nhấp vào Hành động → Cấp quyền truy cập Portal, và gửi lời mời. Bằng cách này, khách hàng và nhà cung cấp của bạn sẽ được cập nhật thông tin trong khi bạn giữ cho backend của mình an toàn.

Quản lý Truy cập Đa Công ty

Nhiều doanh nghiệp hoạt động nhiều công ty trong một cơ sở dữ liệu Odoo duy nhất. Odoo cho phép bạn quyết định công ty nào người dùng có thể truy cập. Ví dụ, một kế toán làm việc tại chi nhánh Mỹ không nên có quyền truy cập vào chi nhánh Ấn Độ trừ khi cần thiết.

Trên tab Quyền truy cập của người dùng, bạn có thể chọn Công ty được phép và đặt Công ty mặc định. Các quy tắc ghi sau đó đảm bảo người dùng chỉ thấy các bản ghi thuộc về các công ty mà họ được phép. Sự phân tách này giữ cho tài chính và hoạt động gọn gàng giữa các thực thể.

Hướng dẫn Bảo mật cho Quản trị viên

Các quản trị viên mới nên tuân theo một số thực tiễn chính để giữ cho hệ thống an toàn:

• Cấp quyền tối thiểu cần thiết. Luôn bắt đầu với vai trò thấp nhất cho phép người dùng thực hiện công việc của họ, và chỉ tăng lên nếu cần.

• Kích hoạt Xác thực Hai yếu tố (2FA). Điều này thêm một mã từ ứng dụng xác thực bên cạnh mật khẩu, cải thiện đáng kể bảo mật.

• Sử dụng Đăng nhập Đơn (SSO) nếu có thể. Odoo tích hợp với tài khoản Google và Microsoft, cho phép quản lý đăng nhập tập trung.

• Xem xét tích hợp LDAP. Các tổ chức lớn có thể kết nối Odoo với Active Directory hoặc LDAP để quản lý quyền truy cập tập trung.

• Xem xét quyền truy cập thường xuyên. Mọi người thay đổi vai trò theo thời gian - hãy lên lịch kiểm tra định kỳ để đảm bảo quyền vẫn phù hợp.

Ví dụ về cách Quản lý Người dùng Odoo hoạt động

Dưới đây là một số ví dụ về cách quản lý người dùng Odoo hoạt động trong thực tế:

• Các đại diện bán hàng chỉ nên thấy báo giá của riêng họ. Gán cho họ nhóm “Người dùng Bán hàng (chỉ tài liệu của riêng họ)”. Các quy tắc ghi của Odoo sẽ đảm bảo họ chỉ xem các bản ghi liên kết với họ, và họ không thể thay đổi cấu hình của mô-đun Bán hàng.

• Một quản lý cần quyền truy cập rộng hơn. Các Quản lý Bán hàng có thể xem và phê duyệt tất cả các đơn hàng, trong khi vẫn có quyền hạn chế trong các ứng dụng khác như Kế toán.

• Cài đặt đa công ty. Một giám đốc tài chính tại một công ty có thể có quyền truy cập đầy đủ vào Kế toán tại đó nhưng chỉ có quyền đọc trong một công ty khác.

• Dịch vụ tự phục vụ cho khách hàng. Người dùng portal có thể đăng nhập và tải xuống hóa đơn của họ, điều này giảm thiểu các yêu cầu thủ công và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Những kịch bản này cho thấy Odoo có thể linh hoạt như thế nào khi bạn cấu hình người dùng và nhóm một cách suy nghĩ thấu đáo.

Kết luận

Quản lý người dùng và quyền truy cập trong Odoo liên quan đến việc cân bằng - cung cấp cho nhân viên đủ quyền truy cập để làm việc hiệu quả trong khi bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Bằng cách hiểu các loại người dùng, gán nhóm đúng, áp dụng quy tắc ghi, và tuân theo các thực tiễn tốt nhất như 2FA và kiểm tra quyền truy cập, bạn có thể xây dựng một môi trường an toàn và hiệu quả.

Đối với các quản trị viên mới, điều quan trọng là bắt đầu từ những điều nhỏ, thử nghiệm thường xuyên và ghi chép vai trò của bạn. Với một chiến lược rõ ràng và các công cụ tích hợp của Odoo, quản lý người dùng trở nên đơn giản và đáng tin cậy, thiết lập doanh nghiệp của bạn cho sự phát triển an toàn và có thể mở rộng.

Các Thực hành Tốt nhất

• Luôn cập nhật quyền truy cập: Đảm bảo rằng các quyền truy cập được xem xét và cập nhật định kỳ.
• Đào tạo người dùng: Đào tạo người dùng về cách sử dụng hệ thống và quản lý quyền truy cập của họ.
• Sử dụng nhật ký hoạt động: Theo dõi hoạt động của người dùng để phát hiện các hành vi bất thường.

Câu hỏi Thường gặp (FAQ)

1. Odoo có bao nhiêu loại người dùng?

• Odoo có ba loại người dùng chính: Người dùng nội bộ, Người dùng Portal và Người dùng Công khai.

2. Làm thế nào để cấp quyền truy cập cho người dùng portal?

• Bạn cần mở hồ sơ liên hệ của họ, chọn tùy chọn cấp quyền truy cập portal và gửi lời mời.

3. Tôi có thể quản lý quyền truy cập cho nhiều công ty như thế nào?

• Odoo cho phép bạn chọn công ty nào mà người dùng có thể truy cập từ tab Quyền truy cập của họ.

Để biết thêm thông tin, hãy truy cập: www.cybrosys.com