Giới thiệu

Khi các công ty bắt đầu sử dụng Power BI, mục tiêu đầu tiên thường là xây dựng bảng điều khiển (dashboard) và chia sẻ những thông tin giá trị. Tuy nhiên, theo thời gian, khi nhiều nhóm tạo ra báo cáo riêng của họ, nguồn dữ liệu tăng lên và quyền truy cập của người dùng mở rộng, mọi thứ bắt đầu trở nên lộn xộn. Các báo cáo có thể bị trùng lặp, dữ liệu nhạy cảm có thể bị lộ ra ngoài, và không ai chắc chắn bảng điều khiển nào hiển thị con số chính xác.

Hãy lấy một doanh nghiệp sản xuất toàn cầu làm ví dụ. Phòng tài chính có thể tạo ra các bảng điều khiển doanh thu sử dụng dữ liệu từ Power BI, trong khi các đơn vị kinh doanh khu vực xây dựng các phiên bản của riêng họ từ các trích xuất ERP địa phương. Cả hai báo cáo lưu hành trong ban lãnh đạo nhưng lại cho thấy biên lợi nhuận hơi khác nhau. Ngay cả một sự khác biệt nhỏ cũng có thể làm chậm quyết định có giá trị hàng triệu đô la tại quy mô này!

Đó chính là lý do quản trị dữ liệu Power BI trở nên quan trọng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích quản trị dữ liệu có nghĩa là gì trong Power BI, tại sao nó quan trọng và cách bạn có thể bắt đầu xây dựng nó trong tổ chức của mình. Hãy cùng phân tích điều này một cách đơn giản.

Quản trị Power BI là gì?

Nếu bạn nghĩ về Power BI như là "trung tâm báo cáo" của công ty bạn, thì quản trị giống như cuốn sách quy tắc giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Nếu không có nó, các bảng điều khiển có thể nhanh chóng trở thành những silo, với các phiên bản khác nhau của cùng một KPI được báo cáo bởi các nhóm khác nhau.

Tóm lại, quản trị giúp bạn trả lời 3 câu hỏi cơ bản:

• Ai được phép truy cập vào dữ liệu nào?
• Làm thế nào để đảm bảo báo cáo chính xác?
• Quy trình nào giữ cho mọi thứ nhất quán?

Giờ đây, khi chúng ta đã thiết lập điều này, câu hỏi tiếp theo là: tại sao quản trị dữ liệu lại quan trọng đến vậy đối với các doanh nghiệp đang vận hành Power BI quy mô lớn?

Tại sao Quản trị Power BI lại quan trọng cho các Doanh Nghiệp?

Là một quản trị viên Power BI hoặc lãnh đạo dữ liệu, bạn cần số liệu nhất quán, giảm thiểu rủi ro và tốc độ. Quản trị kém sẽ phá vỡ cả ba điều này. Quản trị tốt sẽ mang lại chúng.

• Tính nhất quán: Ngăn chặn các tập dữ liệu trùng lặp và các chỉ số mâu thuẫn.
• Kiểm soát rủi ro: Áp dụng bảo mật ở mức dòng (RLS), nhãn nhạy cảm và chính sách cho thuê bao.
• Hiệu quả: Tái sử dụng các tập dữ liệu đã được chứng nhận; tránh lãng phí tài nguyên và mô hình.
• An toàn thay đổi: Sử dụng các đường ống triển khai để thay đổi chỉ được đưa vào Sản xuất sau khi đã được xem xét.

Việc nắm vững những điều cơ bản là một khởi đầu tốt. Để thực sự làm cho quản trị Power BI khả thi, bạn cần một khuôn khổ có cấu trúc để chuyển đổi các chính sách thành thực tiễn hàng ngày. Đó là nơi mà các thành phần chính sau đây xuất hiện.

7 Thành Phần Chính Của Quản Trị Power BI

Xây dựng một mô hình quản trị cho Power BI là một dự án liên tục, yêu cầu một số thực tiễn tốt nhất để đảm bảo các báo cáo vẫn chính xác, an toàn và có thể sử dụng được trong toàn doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 7 thành phần quan trọng nhất trong số đó:

1. Quyền sở hữu dữ liệu: Giao trách nhiệm cho các tập dữ liệu và báo cáo để đảm bảo tính trách nhiệm không bao giờ bị nghi ngờ. Mỗi báo cáo nên có một người sở hữu rõ ràng để duy trì và xác nhận nó.
2. Kiểm soát truy cập: Định nghĩa quyền truy cập ở cấp độ người dùng và vai trò. Điều này đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được hạn chế, trong khi người dùng kinh doanh chung chỉ thấy những gì liên quan đến họ.
3. Danh mục dữ liệu: Duy trì một danh sách cập nhật các tập dữ liệu, báo cáo và bảng điều khiển. Một danh mục giúp giảm thiểu sự trùng lặp và tạo sự tự tin cho người dùng rằng họ đang làm việc với các nguồn tin cậy.
4. Tiêu chuẩn chất lượng: Đặt ra các quy tắc rõ ràng cho quy ước đặt tên, KPI và định dạng thiết kế. Tính nhất quán trong trình bày và các chỉ số giúp các báo cáo dễ đọc hơn và giảm thiểu lỗi diễn giải.
5. Giám sát và kiểm toán: Sử dụng các công cụ giám sát để theo dõi việc sử dụng báo cáo và cập nhật dữ liệu. Đối với các tổ chức có nhu cầu nghiêm ngặt hơn, việc thiết lập một giải pháp tuân thủ Power BI như PowerPulse thường là bước tiếp theo. Điều này cung cấp sự đảm bảo bổ sung rằng dữ liệu nhạy cảm đang được sử dụng trong các giới hạn đã đặt và báo cáo vẫn tuân thủ yêu cầu của công ty và quy định.
6. Quản lý vòng đời dữ liệu: Xác định cách các báo cáo và tập dữ liệu di chuyển từ giai đoạn tạo ra đến giai đoạn nghỉ hưu. Các bảng điều khiển lỗi thời mà vẫn lưu hành thường gây nhầm lẫn, vì vậy việc có một chính sách vòng đời giữ cho hệ sinh thái sạch sẽ.
7. Đào tạo và áp dụng: Quản trị không chỉ giới hạn trong việc thực hiện "các quy tắc". Người dùng cần công nhận tầm quan trọng của nó và tuân thủ nó một cách tích cực. Đào tạo liên tục đảm bảo người dùng hiểu và áp dụng các chính sách quản trị trong báo cáo hàng ngày của họ.

Cách Xây Dựng Một Khung Quản Trị Dữ Liệu Power BI Có Thể Mở Rộng

Quản trị nên phát triển cùng với tổ chức của bạn. Những gì hiệu quả cho một nhóm 20 người có thể không hiệu quả cho một công ty 2000 người. Chìa khóa là bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng chính thức hóa quy trình sớm.

Dưới đây là con đường thực tiễn:

1. Bắt đầu bằng cách ghi lại quyền sở hữu của các báo cáo và tập dữ liệu.
2. Định nghĩa quy ước đặt tên cho các bảng điều khiển và không gian làm việc.
3. Áp dụng quyền truy cập dựa trên vai trò (RBAC) và các chính sách bảo mật.
4. Sử dụng các công cụ giám sát Power BI như PowerPulse để theo dõi việc áp dụng và chất lượng.
5. Xem xét và điều chỉnh các chính sách mỗi quý.

Bằng cách làm theo các bước này, môi trường Power BI của bạn sẽ luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh mà không trở thành gánh nặng cho người dùng.

Kết Luận

Microsoft Power BI là một trong những công cụ trí tuệ doanh nghiệp mạnh mẽ nhất hiện nay, nhưng tác động của nó phụ thuộc vào cách mà nó được quản trị!

Quản trị dữ liệu Power BI không còn là mối quan tâm của IT nữa. Đây là một ưu tiên kinh doanh vì các quyết định phụ thuộc vào độ tin cậy của các báo cáo. Các quản trị viên dữ liệu và các lãnh đạo IT cần coi quản trị dữ liệu Power BI như một cách để bảo vệ tính toàn vẹn của những hiểu biết trong khi cho phép các nhóm đổi mới.

Nếu bạn muốn thấy điều này hoạt động trong thực tế, bạn có thể thử nghiệm miễn phí Power BI với PowerPulse. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập đầy đủ trong 30 ngày để khám phá các tính năng như đánh giá quyền truy cập tự động, theo dõi tuân thủ và tối ưu hóa chi phí, giúp bạn hiểu cách quản trị dữ liệu có thể mở rộng mà không gặp phức tạp. Bắt đầu ngay bây giờ!