Quản trị quá mức: Cân bằng quy trình và mục đích
Giới thiệu
Trong một môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và quy định nghiêm ngặt, quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tính hợp lệ của các quy trình. Tuy nhiên, khi quản trị trở thành gánh nặng, nó có thể kìm hãm sự sáng tạo và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một nhóm đấu thầu trong một công ty kỹ thuật nặng đã báo cáo rằng họ dành 90% thời gian cho quản trị nội bộ và chỉ 10% cho việc thực hiện bản đấu thầu. Điều này không chỉ gây ra sự không hài lòng trong nhóm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
Tại sao quản trị lại quan trọng?
Quản trị giúp định hình quy trình, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng quy định và tiêu chuẩn. Tuy nhiên, khi nó trở thành yếu tố chi phối quá trình đấu thầu, nó có thể tạo ra một quy trình cồng kềnh, nơi mà các bước kiểm tra, phê duyệt và tuân thủ lặp đi lặp lại. Khách hàng không quan tâm đến số lượng các bước mà nhóm bạn đã vượt qua; họ chỉ quan tâm đến việc bạn hiểu nhu cầu của họ như thế nào và giải pháp bạn đưa ra rõ ràng ra sao.
Các biểu hiện của quản trị quá mức
Quản trị thường phát triển một cách phản ứng. Khi một vấn đề phát sinh, cách giải quyết là thêm một bước mới vào quy trình. Theo thời gian, những sửa đổi này tích lũy lại thành một quy trình cồng kềnh. Nguyên nhân gốc rễ - có thể là thiếu kỹ năng, vai trò không rõ ràng, hoặc công cụ kém - thường không được giải quyết. Thay vì suy nghĩ một cách toàn diện về con người, quy trình và công nghệ, các tổ chức thường chỉ thêm nhiều bước vào quy trình.
Những câu hỏi cần đặt ra
- Quy trình phê duyệt của bạn có được tối ưu hóa không? Hay nó chỉ gây đau đầu cho mọi người?
- Vai trò và trách nhiệm có rõ ràng với tất cả mọi người không?
- Mọi người có biết tại sao chúng ta đang làm điều này và mục đích của nó là gì không?
- Bạn có bỏ lỡ cơ hội sử dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại không?
Mô hình quản trị tốt
Quản trị tốt là một khung hỗ trợ, không phải kìm hãm. Nó đảm bảo chất lượng mà không tạo ra điểm nghẽn. Quản trị tốt được xây dựng trên nền tảng lòng tin, không chỉ là kiểm soát. Nó được thiết kế để giúp các nhóm phát triển giải pháp, định giá, và câu chuyện một cách song song thông qua các cổng kiểm soát được lên kế hoạch tốt và các đánh giá hợp tác.
Các yếu tố của quản trị tốt
- Con người: Sự tham gia của các nhóm đa chức năng từ đầu.
- Quy trình: Cấu trúc theo giai đoạn có thể mở rộng với các cột mốc rõ ràng.
- Công nghệ: Các công cụ như danh sách kiểm tra tuân thủ, thời gian đề xuất, và ma trận trách nhiệm.
- Văn hóa: Sự tham gia sớm, phản hồi liên tục, và sự sở hữu chung.
Những thực tiễn tốt nhất
- Xây dựng một quy trình phê duyệt rõ ràng: Đảm bảo rằng từng bước trong quy trình được hiểu rõ và có thể theo dõi.
- Khuyến khích sự tham gia của tất cả các bộ phận: Đảm bảo rằng mọi người đều có tiếng nói và đều có trách nhiệm trong quy trình.
- Sử dụng công nghệ để giảm bớt công việc thủ công: Tìm kiếm các công cụ tự động hóa để giúp giảm tải cho các thành viên trong nhóm.
Những lỗi thường gặp
- Quá chú trọng vào quy trình hơn là mục tiêu: Đừng để quy trình trở thành mục tiêu, mà hãy luôn nhớ rằng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng.
- Thiếu sự giao tiếp giữa các bộ phận: Điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm và không đồng nhất trong quy trình.
Mẹo hiệu suất
- Thiết lập các cột mốc rõ ràng: Điều này giúp nhóm theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.
- Tạo ra một môi trường khuyến khích sáng tạo: Khuyến khích các thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng mới mà không sợ bị chỉ trích.
Giải quyết sự cố
Khi quy trình gặp khó khăn, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Đánh giá lại quy trình: Liệu có bước nào không cần thiết không?
- Phân tích nguyên nhân gốc: Tìm ra lý do thực sự của vấn đề để có giải pháp hiệu quả.
Kết luận
Quản trị là cần thiết, nhưng phải được thực hiện một cách cân bằng. Thay vì để quản trị trở thành gánh nặng, hãy biến nó thành một công cụ hỗ trợ giúp nhóm của bạn thành công. Hãy dành thời gian để xem xét quy trình của bạn và đặt ra các câu hỏi đúng. Đầu tư vào quản trị tốt không chỉ giúp bạn thắng thầu mà còn cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa quy trình đấu thầu của bạn ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
-
Quản trị quá mức ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Quản trị quá mức có thể làm chậm quy trình, giảm khả năng sáng tạo và làm mất đi lợi thế cạnh tranh. -
Làm thế nào để cải thiện quy trình phê duyệt?
Đánh giá lại từng bước trong quy trình, làm rõ vai trò và trách nhiệm, và sử dụng công nghệ để tự động hóa. -
Có công cụ nào hỗ trợ quản trị tốt hơn không?
Có, các công cụ như danh sách kiểm tra tuân thủ và phần mềm quản lý dự án có thể giúp cải thiện quy trình.
