Tài liệu cần thiết cho Chuyên gia Phân tích Kinh doanh

Tài liệu là phần cốt lõi trong quy trình phân tích kinh doanh, giúp tạo ra sự minh bạch và đồng thuận giữa các bên liên quan. Công việc của Chuyên gia Phân tích Kinh doanh (Business Analyst) là chuẩn bị nhiều loại tài liệu để cả nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật có thể hiểu rõ về vấn đề, mục tiêu kinh doanh, yêu cầu và giải pháp. Bài viết này sẽ tổng hợp các loại tài liệu quan trọng mà Chuyên gia Phân tích Kinh doanh cần chuẩn bị.

1. Tài liệu Yêu cầu Kinh doanh (Business Requirements Document - BRD)

Tài liệu yêu cầu kinh doanh là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với Chuyên gia Phân tích Kinh doanh. BRD cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án và nhu cầu từ các bên liên quan. Nội dung của BRD không chỉ nêu rõ mục tiêu và lợi ích của dự án mà còn nêu chi tiết về các sản phẩm và giải pháp được phê duyệt.

Các phần chính trong BRD:

• Chi tiết dự án: Thông tin cơ bản như tên dự án, số dự án, bộ phận tổ chức và các bên liên quan chính.
• Tổng quan về dự án: Giới thiệu về mục tiêu và lợi ích dự án.
• Phạm vi dự án: Liệt kê các sản phẩm bàn giao và những gì không thuộc phạm vi dự án.
• Giả định: Danh sách các giả định liên quan đến phạm vi công việc.
• Quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai: Phản ánh trạng thái hiện tại và những sản phẩm bàn giao trong tương lai.
• Yêu cầu kinh doanh: Các hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án.
• Quy tắc kinh doanh: Các quy tắc phê duyệt liên quan đến dự án.
• Rủi ro dự án: Liệt kê các rủi ro và biện pháp giảm thiểu.
• Phân tích lợi ích chi phí: Đánh giá lợi ích của dự án và ước tính ROI.

2. Tài liệu Yêu cầu Chức năng (Functional Requirements Document - FRD)

FRD là tài liệu mô tả giải pháp được phê duyệt cho vấn đề kinh doanh. Tài liệu này thiết lập một thỏa thuận giữa nhóm kỹ thuật và doanh nghiệp, mô tả các chức năng chính mà hệ thống cần thực hiện.

Các phần chính trong FRD:

• Chi tiết dự án: Tương tự như trong BRD.
• Mô tả dự án: Tóm tắt về lợi ích và giải pháp của dự án.
• Bối cảnh dự án: Tuyên bố vấn đề và mục đích của dự án.
• Phạm vi dự án: Các sản phẩm bàn giao với chi tiết kỹ thuật.
• Giả định: Giả định về phạm vi công việc.
• Yêu cầu chức năng: Các chức năng cần có của hệ thống.
• Yêu cầu hoạt động: Các yêu cầu về hiệu suất và phản hồi của hệ thống.
• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu: Theo dõi quá trình thực hiện yêu cầu.
• Bảng chú giải: Định nghĩa các thuật ngữ sử dụng trong tài liệu.

3. Tài liệu Yêu cầu Phi chức năng (Non-Functional Requirements Document)

Tài liệu yêu cầu phi chức năng xác định cách thức hệ thống hoạt động. Tài liệu này rất quan trọng vì nó mô tả các khác biệt trong khả năng vận hành của hệ thống.

Các phần chính trong tài liệu này:

• Bảo mật: Thông tin về yêu cầu bảo mật của hệ thống.
• Người dùng: Dự đoán số lượng người dùng sẽ sử dụng hệ thống.
• Khả năng mở rộng: Kỳ vọng về khối lượng dữ liệu mà hệ thống cần hỗ trợ.
• Hoạt động: Chiến lược khôi phục sự cố.
• Phần cứng và phần mềm: Thông tin về thành phần cần thiết.
• Hiệu suất: Thời gian phản hồi của hệ thống.
• Khả năng lưu giữ và công suất: Các loại dữ liệu cần lưu trữ.
• Khả năng tiếp cận: Yêu cầu tối thiểu để truy cập hệ thống.

4. Ma trận Truy xuất Nguồn gốc Yêu cầu (Requirement Traceability Matrix - RTM)

RTM là tài liệu được sử dụng để theo dõi các yêu cầu với các trường hợp thử nghiệm trong quá trình triển khai dự án. Mục tiêu của ma trận này là chứng minh rằng mọi yêu cầu đều được thực hiện và kiểm tra thành công.

Các phần chính trong RTM:

• Số yêu cầu: Ghi lại số yêu cầu từ BRD hoặc FRD.
• Mô tả yêu cầu: Nội dung ngắn gọn về yêu cầu.
• Số trường hợp thử nghiệm: Số định danh cho mỗi test case.
• Mô tả trường hợp thử nghiệm: Tóm tắt về kịch bản thử nghiệm.
• Kết quả thực hiện thử nghiệm: Ghi nhận thành công hay không của thử nghiệm.
• Số lỗi: Đánh dấu lỗi tương ứng nếu có.
• Tình trạng lỗi: Theo dõi trạng thái của lỗi (Mở/Hoàn thành).

Trên đây là tổng quan về các loại tài liệu quan trọng mà Chuyên gia Phân tích Kinh doanh thường cần chuẩn bị. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc của một chuyên gia phân tích kinh doanh. Hãy theo dõi blog của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài viết mới và hữu ích!

Nguồn tham khảo: batimes.com
source: viblo