Giới thiệu

Không thể phủ nhận rằng không gian làm việc kỹ thuật số của chúng ta có thể trở nên hỗn độn. Tất cả chúng ta đều đã trải qua điều đó: bạn tải xuống một báo cáo để chỉnh sửa, quên mất và tải lên lại. Nhóm của bạn hợp tác trên một tài liệu, và đột nhiên bạn có các tệp "Final_v1", "Final_REVISED", và "Actually_Final_THIS_ONE" xuất hiện trước mắt. Trước khi bạn nhận ra, bộ nhớ đám mây OneDrive for Business của bạn đã bị tràn ngập các tệp trùng lặp, chiếm dụng không gian quý giá và khiến bạn khó khăn trong việc tìm kiếm những gì thực sự cần thiết.

Nhưng đừng lo, bạn không đơn độc trong cuộc chiến này. Việc xóa các bản sao kỹ thuật số này dễ hơn bạn nghĩ, và lợi ích rất lớn: nhiều không gian lưu trữ hơn, ít lộn xộn hơn và một quy trình làm việc mượt mà hơn. Hãy cùng nhau tìm hiểu cách tìm và loại bỏ những tệp trùng lặp này một cách triệt để.

Tại sao lại có tệp trùng lặp?

Hiểu được "cách" giúp ngăn chặn "sự cố" sau này. Các tệp trùng lặp xuất hiện qua một số nguyên nhân phổ biến:

• Cuộc chiến đồng bộ hóa: OneDrive rất giỏi trong việc đồng bộ hóa, nhưng nếu bạn di chuyển tệp giữa các thư mục đã đồng bộ trên máy tính của mình hoặc có kết nối internet không ổn định trong khi tải lên, nó có thể tạo ra bản sao như một biện pháp an toàn.
• Tango tải xuống-tải lên: Bạn mở một tệp từ trình duyệt, chỉnh sửa và nhấn "Lưu như." Thay vì lưu đè lên bản gốc, bạn vô tình lưu một bản sao mới và sau đó tải lên, tạo ra một bản sao.
• Sự nhầm lẫn trong hợp tác: Khi nhiều người cùng làm việc trên cùng một bộ tệp, rất dễ để ai đó tải lên một phiên bản hơi khác hoặc lưu một bản sao với tên mới "chỉ để an toàn."
• Dự phòng dư thừa: Bạn có thể sử dụng một công cụ bên thứ ba để sao lưu thiết bị của mình, và nếu không được cấu hình đúng, nó có thể sao lưu các tệp đã có trong OneDrive, làm tăng gấp đôi mọi thứ.

Bây giờ chúng ta đã biết kẻ thù, hãy xem kế hoạch chiến đấu của bạn. Bạn có hai chiến lược chính: phương pháp thủ công và phương pháp tự động.

Phương pháp 1: Tìm kiếm thủ công - Sử dụng những gì bạn đã có

Phương pháp này tốt nhất nếu bạn nghi ngờ các tệp trùng lặp bị giới hạn trong một thư mục hoặc dự án cụ thể. Nó sử dụng các công cụ có sẵn trong Windows và OneDrive.

Bước 1: Đồng bộ hóa OneDrive với máy tính của bạn

Để sử dụng hiệu quả sức mạnh của Windows File Explorer, bạn cần có các tệp của mình ở chế độ cục bộ. Nếu chưa, hãy mở ứng dụng đồng bộ OneDrive for Business và đảm bảo tất cả các thư mục của bạn được cài đặt để đồng bộ. Điều này tạo ra một gương phản chiếu trực tiếp của bộ nhớ đám mây trên ổ cứng của bạn.

Bước 2: Sắp xếp và lọc trong File Explorer

Điều hướng đến thư mục OneDrive chính hoặc thư mục con cụ thể mà bạn muốn dọn dẹp.

• Sắp xếp theo tên: Đây là bước đầu tiên dễ dàng nhất. Nhấp vào tiêu đề cột "Tên". Các tệp có tên giống hệt hoặc rất giống nhau sẽ nhóm lại với nhau. Hãy tìm các dấu hiệu nhận biết như "(1)", " - Bản sao", hoặc "v2" ở cuối tên tệp.
• Sắp xếp theo ngày sửa đổi: Điều này cực kỳ hữu ích. Sắp xếp theo cột này để xem các tệp gần đây nhất được thay đổi. Thường thì, tệp trùng lặp sẽ là tệp mới hơn. Bạn có thể nhanh chóng phát hiện nếu bạn có hai tệp cùng tên nhưng có ngày khác nhau.
• Menu "Sắp xếp theo": Để có cái nhìn mạnh mẽ hơn, nhấp vào nút "Sắp xếp theo" (bên cạnh tiêu đề cột) và chọn "Ngày sửa đổi" hoặc "Loại". Điều này nhóm các tệp thành các phần như "Hôm nay", "Hôm qua", "Tuần trước," v.v., giúp dễ dàng phát hiện các bản sao gần đây.

Bước 3: Nghệ thuật xóa cẩn thận.

Khi bạn đã xác định được một bản sao tiềm năng, hãy tạm dừng. Mở cả hai tệp và so sánh chúng. Một tệp có thực sự không cần thiết không? Có thể tệp cũ hơn là bản đã được phê duyệt và tệp mới hơn là một bản nháp. Khi bạn chắc chắn, bạn có thể xóa bản sao không mong muốn.

Nhấp chuột phải và chọn "Xóa." Hãy nhớ rằng, vì thư mục này đã được đồng bộ, việc xóa ở đây cũng sẽ xóa nó khỏi đám mây và tất cả các thiết bị đã đồng bộ khác của bạn. Nó sẽ chuyển đến Thùng rác OneDrive của bạn, nơi nó ở lại trong 93 ngày, vì vậy bạn có một khoảng thời gian dài để khôi phục nếu bạn mắc phải sai lầm.

Lợi ích và nhược điểm của phương pháp thủ công

• Ưu điểm: Miễn phí, không cần phần mềm mới, bạn kiểm soát hoàn toàn mọi lần xóa.
• Nhược điểm: Cực kỳ tốn thời gian, dễ mắc lỗi con người (bạn có thể bỏ sót một số tệp), và hoàn toàn không thực tế cho các ổ lưu trữ lớn với hàng ngàn tệp. Nó giống như việc cố gắng tìm những cây kim cụ thể trong một đống rơm bằng tay.

Phương pháp 2: Giải pháp tự động - Gọi các chuyên gia

Đối với các vấn đề tệp trùng lặp quy mô lớn hơn, hoặc nếu bạn chỉ coi trọng thời gian của mình, các công cụ tìm kiếm trùng lặp chuyên dụng là cách nên làm. Những công cụ này được thiết kế để làm một việc và làm tốt điều đó: quét bộ nhớ của bạn, so sánh các tệp theo nội dung (không chỉ tên), và cung cấp cho bạn một danh sách rõ ràng các tệp trùng lặp để xem xét.

Một lựa chọn mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt cho môi trường Microsoft 365 là Aryson OneDrive Duplicate Remover Tool.

Cách thức hoạt động của phương pháp này:

• Quét sâu: Phần mềm sẽ quét toàn bộ bộ nhớ OneDrive for Business của bạn, đi xa hơn tên tệp. Nó so sánh các tệp theo nội dung, kích thước và loại, vì vậy nó có thể tìm thấy các bản sao ngay cả khi chúng có tên hoàn toàn khác nhau.
• So sánh thông minh: Nó sẽ cung cấp cho bạn một danh sách rõ ràng, có tổ chức của tất cả các tệp trùng lặp mà nó tìm thấy, thường nhóm chúng lại với nhau để dễ dàng xem xét.
• Lựa chọn an toàn: Bạn sẽ chọn tệp nào để giữ lại và tệp nào để xóa. Một công cụ tốt sẽ thường tự động chọn các tệp cũ hơn hoặc nhỏ hơn làm ứng cử viên cho việc xóa, nhưng quyết định cuối cùng luôn là của bạn.
• Xóa an toàn: Với sự phê duyệt của bạn, công cụ sẽ xóa an toàn các tệp trùng lặp được chọn, chuyển chúng thẳng đến Thùng rác OneDrive của bạn.
• Lợi thế lớn: Tự động hóa giúp bạn tiết kiệm hàng giờ công việc tẻ nhạt và loại bỏ rủi ro bỏ sót các bản sao ẩn sâu trong các thư mục con. Nó giống như việc sử dụng một máy phát hiện kim loại để tìm tất cả những cây kim trong đống rơm cùng một lúc.

Mẹo cuối cùng để có một tương lai không có tệp trùng lặp

• Thiết lập quy ước đặt tên: Với nhóm của bạn, hãy đồng ý về cách đặt tên tệp theo tiêu chuẩn (ví dụ: ProjectName_DocumentType_YYYYMMDD.pdf). Điều này giảm thiểu sự nhầm lẫn về "phiên bản."
• Chỉnh sửa trên trình duyệt: Để thay đổi nhanh, hãy thử sử dụng các ứng dụng Office Online trực tiếp trong trình duyệt của bạn. Điều này chỉnh sửa tệp gốc trực tiếp, ngăn chặn chu trình tải xuống-tải lên tạo ra bản sao.
• Giao tiếp trong quá trình hợp tác: Khi làm việc trên một tệp chia sẻ, hãy sử dụng tính năng @mentions và bình luận có sẵn trong Office để đề xuất thay đổi thay vì lưu một bản sao mới.
• Kiểm tra định kỳ: Lên lịch một lần "dọn dẹp số" nhanh chóng mỗi quý. Một lần quét nhanh với phương pháp bạn chọn có thể ngăn chặn một đống lớn sau này. Việc xóa bỏ các bản sao không chỉ về việc giành lại không gian; nó còn giúp giảm căng thẳng và tăng năng suất. Dù bạn chọn phương pháp thủ công tỉ mỉ hay tận dụng công cụ chuyên dụng như Aryson OneDrive Duplicate Remover Tool, kết quả vẫn giống nhau: một trải nghiệm lưu trữ đám mây sạch hơn, nhanh hơn và có tổ chức hơn. Tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.